Procedurele waarborgen

Procedurele waarborgen

Doorheen de procedure zijn er verschillende systemen ingebouwd om de rechten van de (kwetsbare) verzoeker om internationale bescherming te verzekeren. Hieronder lijsten we enkele belangrijke rechten, waarborgen en instructies op.

Kan je door een bepaalde kwetsbaarheid niet volwaardig deelnemen aan de asielprocedure, dan roep je best bijzondere procedurele noden in. Iedereen moet dezelfde kans krijgen om zijn verhaal zo goed mogelijk en in de best mogelijke omstandigheden te kunnen vertellen. 

De asielinstanties kunnen rekening houden met eventuele bijzondere procedurele noden die vanaf het doen van je verzoek om internationale bescherming bij DVZ kunnen worden vastgesteld. 
In de praktijk wordt hiertoe pas een specifieke vragenlijst voorgelegd bij het voorbereidende interview van DVZ. Je kan op elk moment tijdens de asielprocedure nog schriftelijk bijzondere procedurele noden signaleren aan de asielinstanties. 

Ook de medewerkers van de opvangstructuur of je advocaat kunnen deze noden signaleren, op voorwaarde dat je akkoord gaat. 
Ter ondersteuning kan je bepaalde stukken (zoals medische attesten) overmaken om een bijzondere procedurele nood of kwetsbaarheid aan te tonen. 

Enkele voorbeelden van situaties waar het CGVS een bijzondere procedurele nood of kwetsbaarheid kan vaststellen: 

  • slachtoffers van foltering
  • slachtoffers van seksueel geweld
  • niet-begeleide minderjarigen 
  • psychische kwetsbaarheid 

Het CGVS zal tegemoetkomen aan deze noden indien:

  • je anders je rechten en plichten in de asielprocedure niet ten volle zou kunnen uitoefenen
  • je noden voldoende zijn aangetoond

Bijzondere procedurele noden gaan over de procedure en dus niet over de inhoudelijke beoordeling van je verzoek. Het CGVS kan bijvoorbeeld een vrouwelijke of mannelijke tolk voorzien, of het persoonlijk onderhoud uitvoeren door een protection officer die opgeleid is om minderjarigen, slachtoffers van seksueel geweld of personen die werden vervolgd omwille van genderidentiteit te interviewen. Het CGVS kan ook de duur van het persoonlijk onderhoud aanpassen of een aangepast lokaal voor het persoonlijk onderhoud voorzien. 

Wanneer de voorwaarden voldaan zijn, wordt verder ook geen gebruik gemaakt van versnelde procedures of procedures aan de grens.

Bij een verzoek om internationale bescherming heb je soms een medisch attest nodig om feiten of verklaringen te staven. Meer informatie vind je op de pagina 'medische attesten'

  1. Medisch attest voor vaststelling vroegere vervolging of ernstige schade

    Een medisch onderzoek kan plaatsvinden met als doel aanwijzingen van vroegere vervolging of ernstige schade vast te stellen. Dit onderzoek kan gebeuren:

    • op initiatief van het CGVS wanneer het CGVS dit relevant acht en als jij hiermee instemt. Dit kan bij een door het CGVS aangestelde arts. De arts moet een verslag opstellen dat een duidelijk onderscheid maakt tussen de objectief medische vaststellingen en de vaststellingen die gebaseerd zijn op je verklaringen. Het attest mag alleen gedeeld worden met het CGVS als jij akkoord gaat. 
      Als een verzoeker om internationale bescherming medische problemen aangeeft en het CGVS weigert de betrokkene uit te nodigen voor een medisch onderzoek moet deze weigering gebaseerd zijn op gerechtvaardigde motieven en als dusdanig gemotiveerd zijn volgens het GwH. 
    • op je eigen initiatief en op eigen kosten. In dat geval kan het CGVS zelf een arts raadplegen voor een advies over het geleverde attest. Als je slachtoffer was van foltering of andere wrede behandeling, is het aan te raden een gedetailleerd medisch en/of psychologisch rapport te laten opstellen dat overeenstemt met de richtlijnen uit het Istanbul-protocol. Daarvoor kan je bijvoorbeeld beroep doen op de onderzoeksexpertise van de artsen van vzw Constats.

      Wanneer geen medisch onderzoek heeft plaats gevonden, belet dit het CGVS niet om een beslissing te nemen.

  2. Medisch attest ernstige psychische problematiek

    Je kan ook een medisch attest voorleggen om bijvoorbeeld je ernstige psychische problematiek aan te tonen waardoor je moeilijk te interviewen bent. Het CGVS beschikt niet langer over een psy-supportcel. Het CGVS heeft wel instructies opgesteld voor protection officers die als leidraad kunnen dienen voor de behandeling van asielaanvragen voor personen met psychologische problemen.

  3. Medisch attest vaststelling vrouwelijke genitale verminking 

    Je kan voor je kind een verzoek om internationale bescherming opstarten als er een risico is op vrouwelijke genitale verminking. In dat geval laat je een medisch attest invullen door een arts. Het CGVS stelt hiervoor een specifiek formulier ter beschikking.

    Het CGVS voorziet ook in een opvolgingsprocedure. Jaarlijks zal je een medisch attest aan het CGVS moeten voorleggen dat bewijst dat je kind ondertussen geen genitale verminking heeft ondergaan.

 

Je kan je al verzoeker om internationale bescherming laten bijstaan door een advocaat. Dit kan in elk stadium van de procedure, behalve bij de opstart van het verzoek om internationale bescherming bij DVZ. Bij het voorbereidend interview kan je je immers niet laten bijstaan door een advocaat.  

Je hebt recht op volledig kosteloze juridische bijstand van een advocaat. Dit noemt men ook een pro Deo advocaat. 

Om gebruik te maken van je recht op juridische tweedelijnsbijstand, moet je bewijzen dat je een verzoeker om internationale bescherming bent. Voor deze categorie geldt immers een vermoeden van onvermogen. Je legt hiertoe een bijlage 26 of een attest van opvangplaats voor. Blijkt later dat er elementen zijn die aantonen dat je wel inkomsten hebt, dan kan het voordeel dat je kreeg via het recht op juridische tweedelijnsbijstand gedeeltelijk of volledig op jou worden verhaald

Om te weten of je in aanmerking komt, neem je best contact op met het Bureau voor Juridische Bijstand van de balie van het gerechtelijk arrondissement van je verblijfplaats. Je kan je ook rechtstreeks tot een advocaat wenden. De advocaat neemt dan zelf contact op met het Bureau voor Juridische Bijstand en vraagt om hem als pro-Deo advocaat aan te stellen.

 

De protection officer noteert het hele gesprek in een verslag als notities van het persoonlijk onderhoud. Het gaat om de vragen, de antwoorden en de eventuele problemen die zich voordeden. 

Jijzelf, je advocaat, je voogd of persoon die het ouderlijk gezag bekleedt kunnen hier een kopie van opvragen bij het CGVS en opmerkingen overmaken. Het CGVS stelt hiervoor een specifiek formulier ter beschikking, dat ook ter plaatse kan worden ingevuld aan het einde van het persoonlijk onderhoud. 

Het CGVS onderzoekt de opmerkingen bij de notities voor het nemen van een beslissing enkel als je:

  • de kopie binnen de twee werkdagen na het persoonlijk onderhoud opgevraagd hebt
  • de schriftelijke opmerkingen binnen de acht werkdagen na de betekening van de notities in de proceduretaal teruggestuurd hebt aan het CGVS

Zoniet zal het CGVS je opmerkingen enkel onderzoeken op voorwaarde dat deze hem bereiken ten laatste op de werkdag voor het nemen van de beslissing.

Wanneer op die dag geen enkele opmerking is overgemaakt, word je geacht in te stemmen met de inhoud van de notities. Wanneer de opmerkingen slechts over een deel van de inhoud gaan, word je geacht in te stemmen met de rest van de inhoud. Je kan deze dan niet meer opwerpen in beroep. 

Sinds 2018 zijn er termijnen ingeschreven in de verblijfswet voor de behandeling van een verzoek om internationale bescherming.Aan de overschrijding van deze termijnen zijn geen sancties verbonden. Het belang hiervan is in de praktijk dus zeer klein. 

CGVS

Zo zou de behandelingstermijn in een gewone procedure voor het CGVS volgens de Verblijfswet maximum zes maanden mogen duren vanaf de ontvangst van het dossier door het CGVS.

Deze termijn kan verlengd worden met ten hoogste negen maanden als:

  • complexe, feitelijk en/of juridische kwesties aan de orde zijn
  • een groot aantal verzoeken terzelfdertijd worden gedaan
  • de vertraging van de behandeling aan de verzoeker zelf te wijten is

Daarbovenop kan de termijn met nog eens drie maanden verlengd worden, indien dit noodzakelijk is met het oog op een volledige en behoorlijke behandeling van het verzoek.

Wanneer er onzekerheid is over de situatie in het land van herkomst, die naar verwachting tijdelijk is, kan de termijn verder worden verlengd tot ten hoogste 21 maanden.

Bij de bijzondere procedures moet het CGVS streven naar:

  • zes maanden voor eerste land van asiel
  • vijftien werkdagen voor veilig derde land, verzoeker met internationale beschermingsstatus in ander EU-land, EU-verzoeker of begeleide minderjarige vreemdeling
  • tien werkdagen (en twee werkdagen in geval van detentie) voor volgende verzoeken

RvV

Ook voor de behandeling van een beroep door de RvV werden termijnen ingeschreven in de wet:

  • Bij een gewone beroepstermijn van 30 dagen, geldt een behandelingstermijn van 3 maanden
  • Bij een verkorte beroepstermijn van 30 dagen, geldt een behandelingstermijn van 2 maanden

Ook aan het overschrijden van deze termijnen zijn geen sancties gekoppeld.

Begeleide minderjarigen kunnen ook afzonderlijk van hun ouders gehoord worden, ook wanneer zij geen eigen verzoek om internationale bescherming hebben lopen. De minderjarige moet daarvoor voldoende onderscheidingsvermogen hebben. Er wordt rekening gehouden met de leeftijd, maturiteit en kwetsbaarheid van de minderjarige.

De advocaat/vertrouwenspersoon moeten aanwezig zijn bij het eerste persoonlijk onderhoud.

Dit kan door de begeleide minderjarige zelf gevraagd worden tot 5 dagen voor het persoonlijk onderhoud van de ouder/voogd. Dit moet schriftelijk gebeuren via post, fax of e-mail. 

De wet voorziet ook dat het CGVS dit zelf kan verzoeken. Dit kan wanneer hier bijzondere redenen voor zijn, dit in het hoger belang van het kind is en wanneer het kind hiermee ingestemd heeft. Weigeren mag geen negatieve invloed hebben op de beslissing.  

In de praktijk gebeurt dit bijna nooit. 

Een niet-begeleide minderjarige (NBM) volgt de gewone asielprocedure, maar de asielinstanties houden op verschillende vlakken rekening met het feit dat je een NBM bent. 

  1. DVZ

    Je kan als NBM zelf een verzoek om internationale bescherming opstarten (doen/registreren/indienen), daarvoor heb je geen voogd nodig. Na de opstart zal DVZ de dienst voogdij contacteren, die op zijn beurt instaat voor de toewijzing van een voogd. Wanneer er twijfels worden geuit over de leeftijd van de minderjarige, kan de dienst voogdij overgaan tot een leeftijdsbepaling alvorens een voogd aan te stellen. 

    De voogd heeft een belangrijke taak bij het begeleiden van de voogd tijdens de asielprocedure. 
    Er kunnen pas verdere procedurestappen worden gezet van zodra een voogd is aangesteld. In de praktijk zet men daarom de procedure on hold tot aan de aanstelling.

    DVZ moet de voogd steeds toestaan het persoonlijk onderhoud bij te wonen.

    Een speciaal bureau minderjarigen onder de directie Asiel volgt de procedure van deze kinderen en jongeren op binnen DVZ.

  2. CGVS

    Bij het afnemen van het persoonlijk onderhoud houdt het CGVS rekening met het feit dat je minderjarig bent:

    • Persoonlijke onderhouden worden afgenomen door personeelsleden die getraind zijn in het omgaan met kinderen. Zo hebben de protection officers bij het CGVS een specifieke opleiding gevolgd.
    • Bij het persoonlijk onderhoud wordt een aangepaste gehoormethode gebruikt. De taal wordt aangepast aan de leefwereld van het kind en zijn leeftijd. Men stelt zoveel mogelijk open vragen. Tekeningen en hulpmiddelen kunnen gebruikt worden. 
    • Bij het persoonlijk onderhoud met een NBMV moet de voogd aanwezig zijn. In tegenstelling tot de advocaat en de vertrouwenspersoon, is het de voogd wel toegestaan tijdens het persoonlijk onderhoud vragen te stellen en opmerkingen te maken.

      Het CGVS beschikt over een coördinator die op de hoogte is van alles wat te maken heeft met de behandeling van verzoeken om internationale bescherming van (begeleide en) niet-begeleide minderjarigen. Zij volgend de dossiers nauw op. 

  3. RvV

    In overeenstemming met de richtsnoeren van kindvriendelijke justitie van de Raad van Europa, heeft de RvV reeds enkele arresten uitgevaardigd in kindvriendelijke taal. 

Meer informatie vind je op de pagina's over niet-begeleide minderjarigen.

Op 19 september 2022 traden twee koninklijke besluiten in werking die de mogelijkheid invoeren voor DVZ en het CGVS om persoonlijke onderhouden op afstand te organiseren.  

Dit betekent dat het persoonlijk onderhoud plaatsvindt via communicatiekanalen waarmee je een gesprek op afstand in real time kan voeren. De tolk bevindt zich hierbij in een ander lokaal dan de verzoeker, om zijn onpartijdigheid te garanderen. 

Het persoonlijk onderhoud in fysieke aanwezigheid blijft de regel. Enkel in uitzonderlijke omstandigheden is een gesprek op afstand mogelijk.

Het is noodzakelijk dat er vooraf informatie meegegeven wordt over de modaliteiten en de maatregelen die genomen werden om de vertrouwelijkheid te garanderen en de mogelijkheid om een bewaar in te dienen. 

Op 3 oktober 2022 werden enkele bepalingen van deze koninklijk besluiten geschorst door de Raad van State. Het gaat hierbij over de gewaarborgde aanwezigheid van de voogd tijdens het persoonlijk onderhoud: Meer informatie lees je in ons nieuwsbericht over de nieuwe KB's. 

In de praktijk vindt een een persoonlijk onderhoud via videoconferentie op dit moment uitsluitend plaats voor verzoekers die in een gesloten centrum verblijven. In dit geval is het nu nog niet mogelijk voor een advocaat of een andere derde partij om deel te nemen aan het gehoor vanop afstand. De advocaat zal zich steeds fysiek moeten verplaatsen naar het gesloten centrum om de cliënt bij te staan. 

Het CGVS gebruikt MS Teams om een videogehoor te houden. De RvV is verdeeld over de passende geheimhouding via MS Teams. Meer informatie lees je in ons nieuwsbericht over persoonlijke onderhouden via MS Teams. 

 

In de wetswijziging van maart 2018 werd voorzien in het bewaren van originele, nationale en internationale documenten die de identiteit of nationaliteit van de verzoeker vaststellen door de asielinstanties. Dit gedurende de volledige duur van de behandeling van het verzoek. 

Dit wordt niet meer toegepast door DVZ sinds 2019. Bovendien vernietigde het Grondwettelijk Hof op 25 februari 2021, artikel 48/6, §2, lid 1 en lid 4 Vw.  
DVZ en RvV moeten originele (identiteits)documenten die zij nog in bewaring hebben onmiddelijk teruggeven.

Hieronder meer informatie over hoe de bewaring en teruggave van (identiteits)documenten verliep in het verleden. 
 

Bewaring (identiteits)documenten bij de asielinstanties

De Verblijfswet voorziet dat de originele, nationale en internationale documenten die de identiteit of nationaliteit van de verzoeker om internationale bescherming vaststellen, gedurende de volledige duur van de behandeling van het verzoek in bewaring worden gehouden bij de asielinstanties. Ook wanneer deze vervallen zijn.

Andere originele bewijsstukken kunnen ook bewaard worden door de asielinstanties, maar dat hangt af van de beoordeling door het CGVS. 

Je krijgt een ontvangstbewijs met een korte beschrijving van de neergelegde stukken en wanneer je hierom vraagt een kopie. Een kopie is niet mogelijk voor elektronische of digitale bestanden.

De teruggave van de originele documenten kan pas:

  • na een definitieve beslissing over het verzoek om internationale bescherming en
  • op jouw vraag, op vraag van je voogd, of op vraag van je advocaat mits je deze een volmacht bezorgt

Een vervroegde - tijdelijke - teruggave van je identiteitsdocumenten bij DVZ, tijdens de procedure, is enkel mogelijk wanneer je een geldige reden opgeeft waaruit blijkt dat dit noodzakelijk is. Dit kan bijvoorbeeld voor een huwelijksaangifte of geboorte noodzakelijk zijn. Je dient hiervoor een afspraak te maken door een mailtje te sturen naar cid.teruggavedocumenten@ibz.fgov.be (Nederlands, Frans, Duits of Engels). Het CGVS kan dan vragen nadien de stukken opnieuw neer te leggen.

Uitzondering: volgende documenten worden nooit teruggegeven

  • valse of vervalste stukken 
  • elektronische of digitale bestanden
  1. Teruggave bij een weigeringsbeslissing in geval er geen beroep bij de RvV wordt ingediend

    In dat geval worden de originele identiteitsdocumenten aan DVZ overgedragen.  Wanneer je erom vraagt, beslissen zij of de documenten teruggegeven worden, rekening houdende met eventuele preventieve maatregelen of een verwijderingsmaatregel.

    Andere stukken worden op verzoek teruggeven. Tot dan blijven ze bij het CGVS.

  2. Teruggave bij een weigeringsbeslissing in geval er een beroep bij de RvV wordt ingediend

    In dat geval gaan de originele identiteitsdocumenten naar de RVV.

    De andere stukken worden teruggeven op verzoek. Tot dan blijven ze bij het CGVS.

    Na een negatieve beslissing van de RVV worden de originele identiteitsdocumenten aan DVZ overgedragen. Wanneer je erom vraagt, beslissen zij of de documenten teruggegeven worden, rekening houdende met eventuele preventieve maatregelen of een verwijderingsmaatregel.

  3. Teruggave bij erkenning als vluchteling

    Een geldig internationaal paspoort wordt in principe in bewaring gehouden door het CGVS. Je kan het terugkrijgen als je hierom verzoekt. Als je hier echter geen gegronde reden voor opgeeft, kan dit aanleiding geven tot het heroverweging van de status door het CGVS.De aanvraag gebeurt bij de Dienst Documenten van het CGVS (Cgra-cgvs.IDdoc@ibz.fgov.be). De documenten zullen dan op afspraak door deze dienst teruggegeven worden. 

    Een gegronde reden kan zijn dat je wil reizen naar een land waar het vluchtelingenpaspoort niet aanvaard wordt.

    Let op: Als erkend vluchteling mag je niet reizen naar je land van herkomst, noch contact opnemen met de ambassade van je land van herkomst.

    Andere originele stukken worden teruggegeven op verzoek. Je kan hiervoor terecht bij de helpdesk erkende vluchtelingen en staatlozen van het CGVS.

  4. Teruggave bij toekenning subsidiaire bescherming

    Alle originele stukken worden op verzoek teruggegeven. Dit dien je aan te vragen bij de Dienst Documenten van het CGVS (Cgra-cgvs.IDdoc@ibz.fgov.be).  De documenten zullen dan op afspraak door deze dienst teruggegeven worden. 

    Let op: Als je als subsidiair beschermde terugreist naar je land van herkomst, kan je het risico lopen je subsidiaire beschermingsstatus te verliezen. Tijdens de eerste vijf jaar van je verblijf in België, moet je een reis naar je herkomstland ook melden bij de gemeente waar je woont. Contact opnemen met de ambassade van je land van herkomst is wel mogelijk, tenzij de autoriteiten van je herkomstland direct verantwoordelijk zijn voor het vastgesteld risico op ernstige schade.

 

 

Op 15 mei 2023 stelde het CGVS haar werkwijze bij voor het overmaken van stukken ter ondersteuning van een verzoek om internationale bescherming. 

Stukken of een bundel documenten kunnen:

  • per aangetekende zending of gewone post worden overgemaakt aan het CGVS. 
  • afgeleverd worden aan het onthaal van het CGVS
  • per e-mail verstuurd worden naar CGRA-CGVS.Dispatching@ibz.fgov.be 

Er wordt steeds aangeraden om een inventaris van de stukken mee te sturen. 

Meer informatie over de exacte procedure vind je op de website van het CGVS