Wie start de procedure?

Het is de werkgever die de procedure opstart en de aanvraag voor de arbeidskaart en arbeidsvergunning indient. Hij vraagt immers een arbeidsvergunning aan voor zichzelf en als deze arbeidsvergunning wordt toegekend, wordt ook automatisch een arbeidskaart toegekend aan de werknemer.

Waar vraag je de arbeidskaart en arbeidsvergunning aan?

De aanvraag gebeurt bij de bevoegde gewestelijke dienst Economische Migratie.

Wat het bevoegde gewest is, bepaal je als volgt:

  • Het gewest waarin de vestigingseenheid gelegen is  waar de buitenlandse werknemer tewerkgesteld wordt. Als de werkgever meerdere vestigingseenheden bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer hoofdzakelijk tewerkgesteld wordt;
  • Als de hoofdzakelijke plaats van tewerkstelling niet kan worden bepaald, doordat de werknemer bijvoorbeeld 50% in het ene en 50% in het andere gewest tewerkgesteld wordt, is het gewest bevoegd waar de maatschappelijke zetel van de onderneming gevestigd is;
  • Wanneer de werkgever geen enkele maatschappelijke eenheid of vestigingseenheid in België bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer zijn activiteiten zal uitoefenen.

Postadressen:

  • Vlaams gewest:

Afdeling Tewerkstelling en Competenties
Dienst Economische Migratie
Koning Albert II-laan 35 bus 20,
1030 Brussel

  • Brussels Hoofdstedelijk gewest:

Brussel Economie en Werkgelegenheid
Directie Economische Migratie
Kruidtuinlaan 20,
1035 Brussel 

Nodige documenten?

Je vult het gewestelijke aanvraagformulier voor een arbeidskaart en arbeidsvergunning in. Bij het aanvraagformulier voeg je de documenten voor de tewerkstelling van de werknemer. Afhankelijk van de categorie van werknemer kunnen nog specifieke documenten vereist zijn.

Algemene documenten

  • een kopie van het geldig paspoort of de daarmee gelijkgestelde reistitel;
  • De arbeidsovereenkomst. In het Brussels Hoofdstedelijk gewest dient de arbeidsovereenkomst een modelovereenkomst te zijn, tenzij je van deze voorwaarde bent vrijgesteld.
  • In het Brussels Hoofdstedelijk gewest leg je ook een geneeskundig getuigschrift arbeidsgeschiktheid en een inlichtingenblad voor. Een inlichtingenblad is alleen nodig als je al in België bent op het moment van de aanvraag. Je vindt het bij de gemeente. Er staat informatie op over jouw identiteit, burgerlijke staat, woonplaats en verblijfstitel. De werknemer ondertekent het formulier en laat het voor eensluidend verklaren door de burgemeester.

Specifieke documenten tewerkstelling

Naast de algemene documenten zijn er nog vele specifieke documenten die naargelang de categorie van buitenlandse werknemer moeten worden ingediend. Zo zal een hooggeschoolde bijvoorbeeld een kopie van het diploma moeten voorleggen.

Deze specifieke documenten zijn terug te vinden via de websites van de bevoegde gewestelijke diensten:

Hoe verloopt de procedure?

Behandelingstermijn

  • Vlaams gewest

De Vlaamse gewestelijke dienst beslist binnen tien dagen vanaf de ontvangst van de aanvraag of de aanvraag volledig is, en brengt de aanvrager op de hoogte van die beslissing.

Wanneer er documenten ontbreken of onvolledig zijn, deelt de gewestelijke de aanvrager schriftelijk mee welke aanvullende inlichtingen of documenten hij moet voorleggen. Hiervoor heb je een termijn van vijftien dagen na de betekening van de brief waarin deze documenten gevraagd worden.

Indien de aanvullende documenten of inlichtingen niet binnen deze termijn geleverd werden, verklaart de gewestelijke dienst de aanvraag onontvankelijk.

Van zodra het dossier ontvankelijk is verklaard, begint de termijn van 120 dagen waarbinnen een beslissing dient genomen te worden, te lopen. Indien de beslissing niet binnen deze termijn wordt genomen, wordt de toelating tot tewerkstelling beschouwd te zijn toegekend en wordt de arbeidskaart en arbeidsvergunning afgeleverd.

  • Brussels Hoofdstedelijk gewest

In het Brussels Hoofdstedelijk gewest zijn geen wettelijke termijnen voorzien.

Positieve beslissing

Als de beslissing positief is, wordt de arbeidsvergunning naar de werkgever opgestuurd, met uitdrukkelijke vermelding van begin- en einddatum van de tewerkstelling. De tewerkstelling kan ten vroegste beginnen vanaf de toekenning van deze vergunning.

De arbeidskaart wordt afgeleverd via:

  • Het gemeentebestuur van de verblijfplaats of van de zetel van de werkgever als de werknemer nog in het buitenland verblijft. De werkgever is verantwoordelijk voor het bezorgen van de arbeidskaart aan de werknemer. Met de arbeidskaart kan de werknemer een visum type C aanvragen. Tenzij de tewerkstelling meer dan 90 dagen betreft (bv. au pair), dan vraag je een visum type D aan.
  • Het gemeentebestuur van de woonplaats van de werknemer als deze al op het grondgebied verblijft.

Negatieve beslissing

Indien de beslissing negatief is, wordt deze beslissing via aangetekend schrijven aan werkgever en werknemer meegedeeld. Deze beslissing moet de redenen voor de weigering opsommen en de beroepsmogelijkheden vermelden.

Beroepsmogelijkheden na een negatieve beslissing?

Beroep bij de bevoegde minister

Zowel werkgever als werknemer (indien hij wettig in België verblijft) kunnen bij de bevoegde gewestminister in beroep gaan tegen de weigeringsbeslissing. Je moet het beroep indienen per aangetekende brief, binnen 1 maand nadat de negatieve beslissing werd meegedeeld

Voor het Vlaamse gewest dien je het beroep in bij:   

Minister van Tewerkstelling
Het Vlaamse Subsidieagentschap voor Werk en Sociale economie
Dienst Arbeidsmigratie en Uitzendkantoren
Koning Albert II-laan 35 bus 21,
1030 Brussel. 

Voor het Brussels Hoofdstedelijk gewest dien je het beroep in bij:

Minister van Tewerkstelling
Brussel Economie en Werkgelegenheid
Directie Economische Migratie
Kruidtuinlaan 20,
1035 Brussel 

Het beroep moet gemotiveerd zijn en opgesteld zijn in 1 van de 3 landstalen. Van zodra het beroep werd ontvangen, word je hiervan op de hoogte gebracht door een ontvangstmelding

De administratie kan, indien het dit nodig acht, verdere inlichtingen inwinnen bij alle mogelijke betrokken instanties (bijv. VDAB, Actiris, Dienst Vreemdelingenzaken,...) en formuleert op basis van het dossier een advies.

De bevoegde minister, waarnaar dit advies wordt doorgezonden, neemt de beslissing. Indien hij de negatieve beslissing waartegen het beroep werd ingesteld, verwerpt, zal hij de administratie de opdracht geven een arbeidsvergunning en arbeidskaart af te leveren.

Beroep bij de Raad van State

Tegen een negatieve beslissing in beroep bij de minister staat een beroep bij de Raad van State open. Dit beroep moet ingediend worden binnen 60 dagen.

  • De Raad van State bekijkt enkel of de procedure correct verlopen is, en zal nooit uitspraak doen over de opportuniteit van de beslissing om een arbeidsvergunning te weigeren (doet dus geen onderzoek ten gronde).
  • De procedure kan heel lang duren: van enkele maanden tot enkele jaren.
  • Indien de Raad van State de beslissing vernietigt, moet de bevoegde Gewestminister de aanvraag opnieuw onderzoeken.

De Raad van State zal nooit een verplichting opleggen tot het nemen van een positieve beslissing of het afleveren van een arbeidskaart en arbeidsvergunning. Dat blijft de bevoegdheid van de bevoegde Gewestminister en de Dienst Vreemdelingenzaken.

Extra informatie