Belgische burgerlijke stand en buitenlandse documenten

In het kort

Een buitenlands document heeft in principe pas volledig uitwerking in de Belgische rechtsorde als het aan de volgende voorwaarden voldoet: 

  1. Het is gelegaliseerd.
  2. Het is vertaald. 
  3. Het voldoet aan de IPR-rechtelijke erkenningsvoorwaarden. 

Als dat het geval is, kan het document opgenomen worden in de Databank voor Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) en kan er eventueel een Belgische equivalent opgemaakt worden. 

Stap 1: legalisatie

Wil je een buitenlands document gebruiken in België? Dan moet je het document in principe eerst laten legaliseren. Bij een legalisatie wordt de authenticiteit van de handtekening, het zegel, en/of de stempel op het document nagegaan. Er gebeurt geen inhoudelijke controle. Documenten uit bepaalde landen zijn vrijgesteld van legalisatie, of ze zijn onderworpen aan een vereenvoudigde vorm van legalisatie (de apostille). 

Lees hier meer over legalisatie

Stap 2: beëdigde vertaling

Een document dat is opgesteld in een vreemde taal moet vergezeld worden van een gelegaliseerde, beëdigde vertaling, tenzij een internationaal verdrag of overeenkomst hiervoor vrijstellingen voorziet.

Welke vrijstellingen? 

Meertalige internationale uittreksels ( op basis van  CIEC-Overeenkomst nr. 34 (op dit moment enkel van toepassing tss België, Duitsland en Zwitserland ) en  CIEC-Overeenkomst nr. 16)) moeten niet gelegaliseerd noch vertaald worden (want meertalig).

Moet het vertaald worden naar de landstaal van de gemeente waar het document wordt voorgelegd? 

Op zich is het belangrijk dat de gemeente het document kan begrijpen en wordt in de regel een document in één van de 3 landstalen, of ook Engels wel aanvaard.

De wetgeving mbt taal in bestuurszaken voorziet echter wel dat de gemeente kan eisen dat het document wordt opgesteld in haar landstaal

Beëdigde vertalingen

Alle door België beëdigde vertalers zijn sinds 2019 opgenomen in het nationaal register

Zoek een beëdigde vertaler in het nationaal register tolken en vertalers

De manier waarop de legalisatie van de beëdigde vertalingen gebeurt, hangt af van de beëdigd vertaler

Meer info over legalisatie beëdigde vertalingen? 

Lees meer over de legalisatie van beëdigde vertalingen op de website van de FOD Justitie

Stap 3: erkenning

Een buitenlands document kan pas volledig uitwerking hebben in de Belgische rechtsorde en opgenomen worden in de DABS, als het voldoet aan de IPR-rechtelijke erkenningsvoorwaarden. Onder bepaalde voorwaarden kan dan ook een Belgische akte opgemaakt worden (zie 'Opmaak van een Belgische akte').

Afhankelijk van het land waarvan de buitenlandse akte of beslissing afkomstig is en de materie waarop het betrekking heeft, gelden andere erkenningsprocedures en -voorwaarden. Lees meer over de erkenning van buitenlandse beslissingen en akten over: 

 

Als een buitenlands document slechts gedeeltelijk wordt erkend, kan enkel van het erkende deel een Belgische akte worden opgemaakt. 

Stel bijvoorbeeld dat er buitenlandse geboorteakte voorligt waarin zowel een moeder als een vader zijn opgenomen, maar de vaderlijke afstammingsband kan in België helemaal niet erkend worden omdat het toepasselijk recht niet werd gerespecteerd. Dan kan er wel een Belgische geboorteakte worden opgemaakt op basis van die buitenlandse akte, maar zal daarin enkel de moederlijke afstamming worden opgenomen. 

Opmaak van een Belgische akte

De ambtenaar maakt in onderstaande gevallen een Belgische akte op op basis van de voorgelegde en erkende buitenlandse akte.

Bijvoorbeeld: een Belg die in het buitenland is geboren, kan vragen om een Belgische akte op te maken van zijn buitenlandse geboorteakte. 

Bijvoorbeeld: 

  • Als er in België een huwelijk wordt afgesloten, en in dat kader wordt een buitenlandse geboorteakte voorgelegd, dan zal er van die buitenlandse geboorteakte een Belgische akte moeten worden opgemaakt. Ook andersom: als er een kindje in België wordt geboren, wordt er een Belgische geboorteakte opgemaakt. Als de ouders dan een buitenlandse huwelijksakte voorleggen om die geboorteakte correct te kunnen opmaken, wordt er meteen ook van die buitenlandse huwelijksakte een Belgische akte opgemaakt.
  • Als er al een Belgische geboorteakte is opgemaakt met enkel moederlijke afstamming, en nadien wordt een buitenlandse erkenningsakte voorgelegd, dan zal niet enkel de geboorteakte gewijzigd worden, maar zal er ook een Belgische akte van die erkenningsakte worden opgemaakt.

Bijvoorbeeld: als je in België huwt en nadien in het buitenland uit de echt scheidt, dan geeft het buitenlandse echtscheidingsvonnis in België aanleiding tot de opmaak van een akte van echtscheiding. 

Administratieve beslissingen zijn ‘alle akten en beslissingen die niet kunnen worden gelijkgesteld met authentieke akten of rechterlijke beslissingen’ (Omzendbrief 7 december 2017). In de praktijk zal het meestal gaan over administratieve echtscheidingen of administratieve naamswijzigingen.

Wanneer een adoptie in België wordt uitgesproken, of wanneer een buitenlandse adoptie in België door de Federale centrale autoriteit adoptie wordt erkend, én wanneer er in dat kader een buitenlandse geboorteakte voorligt, zal er een Belgische geboorteakte worden opgemaakt van die buitenlandse geboorteakte. 

Gevolgen opmaak Belgische akte

Het only once-principe 

 

Eens er van je buitenlandse akte een Belgische akte is opgemaakt, kan je altijd een beroep doen op de Belgische akte. Je moet je daarna, in andere procedures, niet nog eens tot je buitenlandse overheid wenden om de buitenlandse akte op te vragen. (only once-principe)

 

Je kan de Belgische akte opvragen in eender welke Belgische gemeente. Je moet je dus niet noodzakelijk richten tot de gemeente die de akte opmaakte. 

 

Het only once-principe betekent bovendien dat een Belgische overheid die toegang heeft tot de DABS (ambtenaren, notarissen, de parketten, consulaire ambtenaren en bepaalde ambtenaren bij FOD Justitie) niet meer aan de betrokkenen mogen vragen om een uittreksel voor te leggen. 

Bijvoorbeeld: als je huwt in België en je daarvoor een buitenlandse geboorteakte voorlegt, dan wordt daarvan een Belgische geboorteakte opgemaakt. Als je later in een andere procedure, bijvoorbeeld in het kader van een nationaliteitsaanvraag, een geboorteakte nodig hebt, dan vraag je de Belgische versie op. Je moet je dus niet meer tot het buitenland richten om een recent afschrift van je originele geboorteakte op te vragen. 

Bewijskracht

Eens er een Belgische akte is opgemaakt, geldt die als bewijs, tenzij er valsheid in geschrifte kan worden aangetoond (artikel 23-25 BW). Een andere overheid kan de akte dus niet naast zich neerleggen. 

 

Bijvoorbeeld: Een Belg legt een buitenlandse huwelijksakte ter erkenning voor. De gemeente besluit te erkennen en stelt een Belgische huwelijksakte op. Wanneer diezelfde Belgische huwelijksakte later de grondslag vormt voor een aanvraag gezinshereniging ligt er een Belgische huwelijksakte voor en kan de ambtenaar of de rechter niet nog eens de eraan ten grondslag liggende buitenlandse huwelijksakte aan een erkenningsonderzoek onderwerpen. 

Meer info?

Zie Rb. Brugge 23 februari 2024  en ons nieuwsbriefbericht.

Veelgestelde vragen

Kan een buitenlands document onmogelijk of zeer moeilijk gelegaliseerd worden? Dan kan een Belgische overheid die met het document geconfronteerd wordt er toch voor kiezen om de geldigheid ervan te beoordelen en het eventueel te erkennen als er redelijkerwijze geen twijfel is over de authenticiteit van de akte. De ambtenaar kan daarvoor een beroep doen op artikel 24, §2 Wetboek IPR dat toelaat om in specifieke gevallen vrijstelling van de legalisatievereiste te verlenen. Het artikel vermeldt alleen 'de rechter', maar overeenkomstig de Memorie van Toelichting is het ook van toepassing op de ambtenaar van de burgerlijke stand (Memorie van Toelichting Wetsvoorstel houdende Wetboek Internationaal Privaatrecht, Doc Sénat, 3-27/1, p. 54).

Documenten uit Somalië kunnen niet gelegaliseerd worden. In de huidige situatie kunnen we aannemen dat het ook voor Afghaanse documenten uiterst moeilijk kan zijn om documenten correct gelegaliseerd te krijgen. In die gevallen, wanneer de ambtenaar zich voldoende geïnformeerd acht, moet het mogelijk zijn om welbepaalde documenten vrij te stellen van de legalisatievereiste. In het bijzonder wanneer legalisatie onmogelijk is omwille van aantoonbare overmacht. Het is dan niet redelijk om te blijven vasthouden aan de legalisatievereiste. Zeker aangezien de legalisatie enkel een formele controle is en verder geen uitsluitsel geeft over de inhoud van het document. 

Voor verdere vragen over legalisatie kan je terecht bij de dienst Legalisatie van FOD Buitenlandse Zaken: elegalisation@diplobel.fed.be.

Als je onmogelijk een buitenlands document kan verkrijgen, kan je je tot de Belgische rechter wenden om een vervangend vonnis te bekomen (artikel 26, 27 en 35 BW). Je moet de onmogelijkheid aantonen. De procedure is ook mogelijk voor buitenlandse akten (MvT, Parl. St. Kamer 2017-18, nr. 54-2919/1, 76).

Het vervangend vonnis wordt meegedeeld aan de ambtenaar van de burgerlijke stand die vervolgens een vervangende akte opmaakt. Die akte wordt opgenomen in de DABS. 

In bepaalde procedures voorziet de wet nog andere mogelijke alternatieven:

Erkende vluchtelingen en erkende staatlozen kunnen een beroep doen op het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen (CGVS) om de documenten die ze  nodig hebben, maar waarvoor ze zich niet tot hun nationale overheid kunnen wenden, te verkrijgen. Zie Helpdesk erkende vluchtelingen en staatlozen

Er is geen wettelijke geldigheidsduur voor buitenlandse documenten. Dat is expliciet opgenomen in de FAQ over de DABS. Ook de Vaste Commissie van de Burgerlijke Stand is van mening dat:

  • er een zekere mildheid moet zijn ten aanzien van 'oudere' buitenlandse documenten 
  • er rekening moet worden gehouden met de moeilijkheidsgraad om bepaalde documenten te bekomen

De ambtenaar moet hoe dan ook rekening houden met de specifieke omstandigheden - hoe waarschijnlijk is het dat iemands staat is gewijzigd? - en het toepasselijk recht. In sommige landen, zoals Rusland, wordt een akte zelden gewijzigd of gerandmeld. In die gevallen heeft het geen zin om een recent afschrift te eisen. 

Zie ook: website ipropleiding.be: geldigheidsduur documenten

Je naam moet in principe genoteerd worden overeenkomstig jouw nationale recht. Als je paspoort daarvan een correcte weergave is, dan geldt die naam. Als het de akte is die de correcte weergave van de naam bevat, dan geldt die naam. 

Diakritische tekens kunnen worden aangepast als materiële vergissing door de ambtenaar van de burgerlijke stand. 

Zie ook: website ipropleiding.be: akte burgerlijke stand of paspoort volgen? 

Voor dat probleem zijn er 4 mogelijke oplossingen: 

  1. Verbetering van de materiële vergissing door de ambtenaar van de burgerlijke stand (artikel 33-34 BW)
  2. Rechtstreeks wijzigen van een akte (artikel 31, §2, lid 1 BW)
  3. Verbetering van de akte door de rechter 
  4. Gedeeltelijke erkenning

Lees hier meer over die oplossingen

Ben je gemeenteambtenaar en zit je nog met vragen? Het Agentschap Integratie en Inburgering en Burgerzaken Vlaanderen organiseren basisopleidingen internationaal privaatrecht voor gemeenteambtenaren. Via onderstaande link vind je extra informatie en kan je je inschrijven.