KB legt modaliteiten voor elektronische legalisatie en weigering van legalisatie vast

Gepubliceerd op

Het Koninklijk Besluit (KB) van 8 maart 2020, gepubliceerd op 13 maart 2020, specifieert op welke manier voortaan buitenlandse documenten bestemd voor gebruik in België, zullen worden gelegaliseerd. Het KB vervangt het KB van 12 juli 2006.

Elektronische legalisatie

Het aanbrengen van de legalisatie of apostille gebeurt via een informaticasysteem (eLegalisation). Als je een document wil laten legaliseren of apostilleren, wordt het document in het systeem ingebracht met het oog op de legalisatie of het aanbrengen van de apostille.

Een legalisatie kan rechtstreeks via het elektronisch systeem worden afgeleverd. Een papieren legalisatie waarbij een legalisatiesticker wordt aangebracht op het buitenlandse document blijft ook mogelijk.

Een apostille wordt alleen via het elektronisch systeem afgeleverd.

In de praktijk bestaat de elektronische legalisatie sinds 1 maart 2018. We bespraken deze praktijk in een apart nieuwsbericht. Onderaan dit bericht vind je een link. Het KB van 8 maart 2020 bevestigt dit.

Weigering legalisatie

De omzendbrief van 14 januari 2015 houdende instructies inzake legalisatie en onderzoek van vreemde documenten somt de gronden op op basis waarvan legalisatie kan worden geweigerd. Dat kan als:

  • de handtekening niet die is van de bevoegde ambtenaar (bv. na nazicht van het specimen);
  • de ondertekenende ambtenaar niet bevoegd is (bv. een ambtenaar van een andere gemeente of provincie dan die waar het document werd opgesteld);
  • het zegel of de stempel vals of vervalst is, of ongewoon;
  • het document strijdig wordt geacht met de Belgische openbare orde.

Het artikel 6 van het KB van 8 maart 2020 bepaalt dat de legaliserende overheid nu ook kan weigeren om een document te legaliseren op basis van het resultaat van het onderzoek dat gebeurde in toepassing van artikel 34 van het Consulair Wetboek. Op basis van dat laatste artikel kan elke Belgische overheid waaraan een buitenlands document wordt voorgelegd een onderzoek vragen naar de echtheid, conformiteit aan de lokale wetgeving of inhoudelijke authenticiteit van het document als ze ernstige twijfel heeft over de echtheid of inhoudelijke authenticiteit ervan. Volgens artikel 34 van het Consulair Wetboek wordt het resultaat van het onderzoek op de akte geplaatst.

Een weigering van legalisatie op basis van het artikel 6 van het KB van 8 maart 2020 mag dus slechts in uitzonderlijke gevallen plaatsvinden, namelijk:

  • als er sprake is van een vals document,
  • als het document niet conform is aan de lokale wetgeving of
  • als het inhoudelijk niet authentiek is.

Artikel 34 Consulair Wetboek spreekt niet van een mogelijke weigering van legalisatie. Het is ook belangrijk om voor ogen te houden dat legalisatie in kern een formele controle is die anders is dan de controle in het kader van de erkenning van het buitenlandse document. Het KB van 8 maart 2020 gaat dus verder dan het bestaande wettelijke kader.

Opmerking AgII: legalisatie is enkel vormelijke controle

Bij legalisatie wordt de oorsprong van een document gecontroleerd. Legalisatie is namelijk de controle van:

  • de handtekening van de (buitenlandse) ambtenaar die een document ondertekende;
  • het zegel of de stempel op het document;
  • de bevoegdheid van de persoon die het document ondertekende.

Legalisatie gaat inderdaad over de vorm van het document, maar bevestigt niet dat de inhoud ervan correct is.

Een mogelijke weigering van legalisatie lijkt ons alleen gerechtvaardigd als men oprecht vermoedt dat het buitenlandse document vals of inhoudelijk vals is, in het kader van de strijd tegen corruptie.

Belangrijk is dus dat de administratieve overheden de letter van artikel 34 van het Consulair Wetboek respecteren en alleen een onderzoek van een document vragen dat voorligt ter legalisatie als er ernstige twijfel is over de echtheid of de inhoudelijke authenticiteit ervan.

Het feit dat een document gelegaliseerd is, betekent immers nog niet dat het ook in België wordt erkend. Nadat het document is gelegaliseerd, moeten de betrokkenen nog altijd het document voorleggen ter erkenning aan bijvoorbeeld de gemeente of de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ). De gemeente of DVZ zal dan moeten nagaan of het gelegaliseerd document voldoet aan de voorwaarden voor erkenning.

Als legalisatie zou worden geweigerd omdat er niet is voldaan aan een grondvoorwaarde voor de erkenning van het buitenlandse document, zou dit in strijd zijn met het principe van legalisatie zelf.

Meer info