Onderscheid tussen essentiële en niet-essentiële dienstverlening in de periode van lockdown wegens Covid-19

Gepubliceerd op

In het voorjaar van 2020 namen gemeenten specifieke maatregelen om in de continuïteit van een aantal basisdiensten bij burgerzaken te voorzien.

Op basis van de instructies en aanbevelingen van de FOD Binnenlandse zaken (Omzendbrief van 24 maart 2020 van de FOD Binnenlandse Zaken), de FOD Justitie (Communicatie FOD Justitie 16 april 2020 over de implicaties voor de burgerlijke stand) en DVZ werd de dienstverlening bij burgerzaken opgedeeld in enerzijds essentiële dienstverlening aan het loket of via elektronische weg en anderzijds niet-essentiële dienstverlening. Ook niet-essentiële dienstverlening kon evenwel blijven gebeuren in geval van hoogdringendheid.

Met het oog op een geleidelijke terugkeer naar het normale werden de uitzonderlijk en voorlopig versoepelde administratieve maatregelen bij Omzendbrief van 20 mei 2020 van de FOD Binnenlandse Zaken opgeheven met ingang van 1 juni 2020.

Wie echter wil nagaan hoe de dienstverlening bij burgerzaken tijdens de eerste epidemiegolf precies in zijn werk ging, kan hieronder het overzicht terugvinden:

1. Essentiële dienstverlening

1.1. Aan het loket

Voor het verlenen van sommige essentiële diensten zijn loketbezoeken mogelijk. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

  • opmaak van de geboorteakte; desnoods op basis van de (elektronische) kennisgeving van geboorte door ziekenhuis, arts, vroedvrouw,… of op basis van elektronische kennisgeving door de ouders van hun naamkeuze. De geboorteaangifte door de ouders moet in principe binnen de 15 dagen, maar kan op vraag van de ouders uitgesteld worden.
  • erkenning van kind
  • voltrekken van gepland huwelijk; het MB van 11 december 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, beperkt de aanwezigen bij een huwelijk (ceremonie) tot een maximum van vijftien personen. Kinderen tot en met 12 jaar en de ambtenaar van de burgerlijke stand niet meegeteld.
  • aanvraag en afgifte elektronische identiteits- of vreemdelingenkaarten wanneer er sprake is van dwingende en noodzakelijke redenen(Ter info: de aanvraag en afgifte van elektronische vreemdelingenkaarten en Attesten van Immatriculatie mag naar aanleiding van de maatregelen genomen tijdens de tweede epidemiegolf niet meer worden uitgesteld. Dit zegt DVZ in een aanbeveling van 26 oktober 2020 aan gemeenten)

De meeste gemeenten voorzien in specifieke voorzorgsmaatregelen om de regels van ´social distancing´ en de gezondheidsregels van de FOD Volksgezondheid aan het loket te respecteren. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld op afspraak werken om wachtrijen te vermijden.

Ongeacht de omstandigheden moeten bepaalde situaties die verbonden zijn aan specifieke termijnen die verstrijken in de periode van de maatregelen genomen door de Nationale Veiligheidsraad, nog steeds gebeuren binnen de wettelijk bepaalde termijn. Zo stelt de FOD Justitie in haar communicatie van 16 april 2020 voorop dat reeds opgestarte procedures nog steeds binnen de wettelijk bepaalde termijn moeten worden verwerkt (bijvoorbeeld: de nationaliteitsverklaring, de aangifte van huwelijk na ontvangstbewijs, rechterlijke procedures en beslissingen) en dat onder meer de verklaring van naamskeuze na geboorte/adoptie/vaststelling tweede afstammingsband (art. 12 wet van 8 mei 2014 en art. 335, §3 en 335ter, §2 BW) nog steeds tijdig door de burger moet worden ingediend.

1.2. Elektronische behandeling

Met betrekking tot het houden van de bevolkingsregisters

Gemeenten bieden hun diensten zo veel mogelijk op elektronische wijze aan. De volgende diensten aangaande het houden van de bevolkingsregisters kunnen per mail, per brief of via het e-loket worden afgehandeld:

  • Aangifte overlijden
  • Het verzenden van de verschillende modellen voor de bevolkingsregistratie (2, 2bis, 3, 4, 5, 5bis, 6, 7, 8, 8bis, 9, 10 en 10bis)
  • Aangifte van de verandering van verblijfplaats
  • Afgifte van uittreksels en attesten opgemaakt aan de hand van de bevolkingsregisters (beschikbaar via Mijn Dossier: uittreksel uit de registers, attest van hoofdverblijfplaats, attest van verblijfplaats met het oog op een huwelijk, attest van gezinssamenstelling, attest van leven, attest van Belgische nationaliteit, attest van Belgische kiezer, attest van wettelijke samenwoning, attest van wijze van teraardebestelling en/of rituelen)
  • Akten van burgerlijke stand (akten die werden opgemaakt vanaf 31-03-2019 zijn beschikbaar via Mijn Dossier)
  • Inzage en verbetering van de informatiegegevens opgenomen in het dossier van de burger

Burgers worden aangemoedigd om waar mogelijk de toepassing ´Mijn Dossier´ te gebruiken. De vier laatste diensten die hierboven genoemd worden zijn via deze toepassing beschikbaar.

Met betrekking tot vreemdelingendossiers (verblijfswetgeving)

Het indienen van nieuwe verblijfsaanvragen of aanvragen tot verlenging van het verblijf kunnen via digitale weg worden ingediend. Het gaat om de volgende diensten voor vreemdelingen:

  • Aankomstverklaring en melding aanwezigheid
  • Verlenging kort verblijf
  • Verlenging van het verblijf na tijdelijk lang verblijf dat ten einde is
  • Indienen verblijfsaanvraag
  • Aanvraag verlenging verblijfsrecht of statuutswijziging
  • Aanvraag gezinshereniging

Documenten zoals bijlage 3, 3ter, 8, 8bis, 15, 19, 19ter, 35, 49,… kunnen in pdf per mail worden afgeleverd.

2. Niet-essentiële dienstverlening

Hierna volgen een aantal voorbeelden van minder dringende dienstverlening.

Gelet op de huidige uitzonderlijke context kunnen deze diensten, tenzij de burger dwingende en noodzakelijke redenen kan aantonen op basis van een bewijs of attest van urgentie, voorlopig worden uitgesteld:

  • aanvraag en afgifte elektronische identiteits- en vreemdelingenkaarten (Ter info: de aanvraag en afgifte van elektronische vreemdelingenkaarten en Attesten van Immatriculatie mag naar aanleiding van de maatregelen genomen tijdens de tweede epidemiegolf niet meer worden uitgesteld. Dit zegt DVZ in een aanbeveling van 26 oktober 2020 aan gemeenten)
  • aanvraag en afgifte Kids-ID
  • reistoelating minderjarige
  • huwelijksaangifte; de ambtenaar van burgerlijke stand kan al wel de gewenste huwelijksdatum registreren, de aangifte kan vervolgens gebeuren na de periode van afzondering
  • verklaring van wettelijke samenwoning
  • aanvraag Belgische nationaliteit, ingediend door een meerderjarige vreemdeling, conform artikel 12bis en 24 WBN
  • uitschrijven uit bevolkingsregister
  • adreswijziging op chip
  • annulering niet-afgehaalde kaarten
  • onderzoek naar de reële verblijfplaats (tenzij er sprake is van ´dringende situaties´ of indien er andere bewijsstukken door de gemeente aanvaard worden, zie Omzendbrief van 24 maart 2020)

Meer info

Meer info