24 juni 2020

Bij omzendbrief van 20 maart 2020 werd de dienstverlening van de gemeentelijke diensten burgerlijke stand en dienst bevolking aangepast aan de geldende maatregelen ter bestrijding van Covid-19.

De Vlaamse Vereniging van Ambtenaren en Beambten Burgerlijke Stand (Vlavabbs) publiceerde op haar website een aparte pagina waarop voorbeelden van maatregelen vanuit diverse gemeenten en relevante aanbevelingen en instructies van de hogere overheid worden gebundeld. Ook de Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (VSGB) stelt via haar website informatie ter beschikking aangaande de continuïteit van de dienstverlening aan de burger. De Omzendbrief van 24 maart 2020 van de FOD Binnenlandse Zaken - Directie Bevolking zet enkele uitzonderlijk en voorlopig versoepelde administratieve maatregelen uiteen. Verder deed DVZ een aantal aanbevelingen aan gemeenten over de procedures met betrekking tot de verwerking van vreemdelingendossiers.

Op basis van de voornoemde instructies en aanbevelingen kan de dienstverlening bij burgerzaken opgedeeld worden in enerzijds essentiële dienstverlening aan het loket of via elektronische weg en anderzijds, tenzij er sprake is van hoogdringendheid, niet-essentiële dienstverlening. Deze opdeling zal in het kader van de exit-strategie stilaan worden afgebouwd, zodat de doorstart van uitsluitend essentiële en dringende dienstverlening naar ook niet-essentiële dienstverlening kan worden gemaakt. Bij Omzendbrief van 20 mei 2020 laat de FOD Binnenlandse Zaken meer bepaald weten dat de uitzonderlijk en voorlopig versoepelde administratieve maatregelen inzake de bevolkingsregisters en de elektronische identiteitskaarten geleidelijk opgeheven kunnen worden vanaf 1 juni 2020. De uitbreiding van de mogelijkheid tot dienstverlening aan het loket wordt momenteel door gemeenten bekeken, zodat deze met respect voor de regels inzake social distancing kan plaatsvinden. In de tussentijd blijft men voornamelijk inzetten op elektronische dienstverlening bij burgerzaken.

De wijze waarop gemeenten dit in de praktijk organiseren kan onderling verschillen. Het is dan ook aangewezen om de website van de gemeente te consulteren voor specifieke informatie en eventuele recente wijzigingen.

1. Essentiële dienstverlening

1.1. Aan het loket

Voor het verlenen van sommige essentiële diensten zijn loketbezoeken mogelijk. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

  • Opmaak van de geboorteakte, desnoods op basis van de (elektronische) kennisgeving van geboorte door ziekenhuis, arts, vroedvrouw,… en desnoods op basis van elektronische kennisgeving door de ouders van hun naamkeuze. De geboorteaangifte door de ouders moet in principe binnen de 15 dagen, maar kan desnoods door de ouders uitgesteld worden.
  • Erkenning van kind.
  • Voltrekken van gepland huwelijk. Het MB van 5 juni 2020 houdende wijziging van het MB van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, staat huwelijken toe in het bijzijn van maximum 100 personen tot en met 30 juni, en maximum 200 personen vanaf 1 juli 2020. Iedereen moet 1,5 meter afstand kunnen houden.
  • Aanvraag en afgifte elektronische identiteits- of vreemdelingenkaarten wanneer er sprake is van dwingende en noodzakelijke redenen. Let op: intussen roept DVZ op om de afgifte en verlengingen van verblijfsdocumenten (attesten van immatriculatie, elektronische vreemdelingenkaarten,…) in het kader van de exit-strategie opnieuw als prioritair te beschouwen. Ook FOD Binnenlandse Zaken roept op om vanaf 1 juni 2020 terug zoveel mogelijk de normale dienstverlening burgerzaken aan te bieden. Verder is de algemene regel dat wie niet onmiddellijk het normale verblijfsdocument kon krijgen wel een bijlage 15 of 49 moet krijgen. Voor een essentiële reis of om andere dwingende en noodzakelijke redenen moet de elektronische kaart afgeleverd worden (Zie ook titel 3 en 3.4 voor meer informatie).

De meeste gemeenten voorzien in specifieke voorzorgsmaatregelen om de regels van ´social distancing´ en de gezondheidsregels van de FOD Volksgezondheid aan het loket te respecteren. In veel gemeenten wordt er bijvoorbeeld enkel nog op afspraak gewerkt om wachtrijen te vermijden.

Ongeacht de omstandigheden moeten bepaalde situaties die verbonden zijn aan specifieke termijnen die verstrijken in de periode van de maatregelen genomen door de Nationale Veiligheidsraad, nog steeds gebeuren binnen de wettelijk bepaalde termijn. Zo stelt de FOD Justitie in haar communicatie van 16 april 2020 voorop dat reeds opgestarte procedures nog steeds binnen de wettelijk bepaalde termijn moeten worden verwerkt (bijvoorbeeld: de nationaliteitsverklaring, de aangifte van huwelijk na ontvangstbewijs, rechterlijke procedures en beslissingen) en dat onder meer de verklaring van naamskeuze na geboorte/adoptie/vaststelling tweede afstammingsband (art. 12 wet van 8 mei 2014 en art. 335, §3 en 335ter, §2 BW) nog steeds tijdig door de burger moet worden ingediend.

 

1.2. Elektronisch af te handelen

  
Met betrekking tot het houden van de bevolkingsregisters

Gemeenten moeten hun dienstverlening zoveel mogelijk op elektronische wijze aanbieden. De volgende diensten aangaande het houden van de bevolkingsregisters kunnen per mail, per brief of via het e-loket worden afgehandeld:

  • Aangifte overlijden
  • Het verzenden van de verschillende modellen voor de bevolkingsregistratie (2, 2bis, 3, 4, 5, 5bis, 6, 7, 8, 8bis, 9, 10 en 10bis)
  • Aangifte van de verandering van verblijfplaats
  • Afgifte van uittreksels en attesten opgemaakt aan de hand van de bevolkingsregisters (10 attesten beschikbaar via Mijn Dossier: uittreksel uit de registers, attest van hoofdverblijfplaats, attest van verblijfplaats met het oog op een huwelijk, attest van gezinssamenstelling, attest van leven, attest van Belgische nationaliteit, attest van Belgische kiezer, attest van wettelijke samenwoning, attest van wijze van teraardebestelling en/of rituelen)
  • Akten van burgerlijke stand (akten die werden opgemaakt vanaf 31-03-2019 zijn beschikbaar via Mijn Dossier)
  • Inzage en verbetering van de informatiegegevens opgenomen in het dossier van de burger

Burgers worden aangemoedigd om waar mogelijk de toepassing ´Mijn Dossier´ te gebruiken. De vier laatste diensten die hierboven genoemd worden zijn via deze toepassing beschikbaar.

Met betrekking tot vreemdelingendossiers (verblijfswetgeving)

De aanbevelingen van DVZ aan de gemeenten stellen ook een voornamelijk elektronische dienstverlening voorop. De volgende diensten voor vreemdelingen kunnen bijvoorbeeld elektronisch afgehandeld worden:

  • Aankomstverklaring en melding aanwezigheid
  • Verlenging kort verblijf
  • Verlenging van het verblijf na tijdelijk lang verblijf dat ten einde is
  • Indienen verblijfsaanvraag
  • Aanvraag verlenging verblijfsrecht of statuutswijziging
  • Aanvraag gezinshereniging

Het indienen van nieuwe verblijfsaanvragen of aanvragen tot verlenging van het verblijf kunnen nog tot 30 juni 2020 via digitale weg gebeuren.Hierna zullen de gebruikelijke procedures terug gevolgd worden, mits de op dat moment geldende regels van social distancing aan het loket gerespecteerd kunnen worden.

 

2. Niet-essentiële dienstverlening

Hierna volgen een aantal voorbeelden van minder dringende dienstverlening.

Gelet op de huidige uitzonderlijke context kunnen deze diensten, tenzij de burger dwingende en noodzakelijke redenen kan aantonen op basis van een bewijs of attest van urgentie, voorlopig worden uitgesteld:

  • Huwelijksaangifte. De ambtenaar van burgerlijke stand kan al wel de gewenste huwelijksdatum registreren, de aangifte kan vervolgens gebeuren na de huidige periode van afzondering.
  • Verklaring van wettelijke samenwoning.
  • Aanvraag Belgische nationaliteit, ingediend door een meerderjarige vreemdeling, conform artikel 12bis en 24 WBN.
  • Uitschrijven uit bevolkingsregister.
  • Adreswijziging op chip.
  • Annulering niet-afgehaalde kaarten.
  • Onderzoek naar de reële verblijfplaats (tenzij er sprake is van ´dringende situaties´ of indien er andere bewijsstukken door de gemeente aanvaard worden, zie Omzendbrief 24-03-2020). We bespreken dit verder in deze nieuwsbrief onder punt 3.1.

Aangezien alle reizen naar het buitenland door de FOD Buitenlandse Zaken voor onafzienbare tijd worden afgeraden, kunnen de volgende diensten, onder voorbehoud, ook uitgesteld worden:

  • Aanvraag en afgifte elektronische identiteits- en vreemdelingenkaarten (let op: dat was zo volgens DVZ maar intussen roept DVZ op om dit wel opnieuw als prioritair te beschouwen, en ook FOD Binnenlandse Zaken roept op om vanaf 1 juni 2020 terug zoveel mogelijk de normale dienstverlening burgerzaken aan te bieden; verder is de algemene regel dat wie niet onmiddellijk het normale verblijfsdocument kon krijgen wel een bijlage 15 of 49 moet krijgen; en ook voor een essentiële reis of om andere dwingende en noodzakelijke redenen moet de elektronische kaart toch afgeleverd worden, zie verder ook punten 3 en 3.4)
  • Aanvraag en afgifte Kids-ID
  • Reistoelating minderjarige

Voor personen die moeten reizen om ‘essentiële redenen’, moeten gemeenten de mogelijkheid voorzien om op afspraak te komen voor de nodige documenten.

Meer info

De aanbevelingen van DVZ aan de gemeenten zijn niet publiek gemaakt.