Procedure RvV: elektronische communicatie procedurestukken vanaf 1 maart 2022

Gepubliceerd op

Zoals aangekondigd in ons nieuwsbericht van 16 december 2021 treedt de langverwachte elektronische communicatie van procedurestukken aan en door de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (RvV) in werking op 1 maart 2022.

De wet van 30 juli 2021 voerde de wettelijke basis in om per Koninklijk Besluit een elektronische wijze van verzending van procedurestukken aan de RvV te regelen (artikel 39/57-1, §2 Verblijfswet (Vw)). Met het KB van 21 november 2021 tot wijziging van het Procedurereglement (PR) van de RvV, werd een dergelijk systeem in uitvoering gebracht.

Met deze wetswijzigingen wordt een elektronisch communicatiesysteem van procedurestukken ingevoerd. Dat heeft belangrijke gevolgen voor partijen bij de procedure. Hiermee wil de regelgever tegemoet komen aan de nood voor de RvV om een performante en veilige elektronische communicatie met de verschillende partijen te hebben.

De wijzigingen betekenen het volgende:

1. Versturen van procedurestukken door partijen

Partijen krijgen de mogelijkheid om alle (ook originele) procedurestukken (verzoekschrift, nota met opmerkingen, synthesememorie, aanvullende nota, etc.) elektronisch aan de RvV te verzenden (art. 39/57-1, § 2 Vw en art. 3, §1, lid 1 PR RvV). Het is dus niet langer enkel mogelijk om deze per aangetekende zending over te maken.

De verplichting om het verzoekschrift ook elektronisch te verzenden als de verzoeker is bijgestaan door een advocaat (voorzien in art. 36/69, § 1, derde lid, 7° Vw) wordt afgeschaft. In de praktijk werd dit hoe dan ook niet toegepast bij gebreke aan een uitvoerend KB (zie RvS 233.777 van 9 februari 2016).

2. Geen fax meer bij versnelde of UDN-schorsingsprocedure

In het geval van een versnelde procedure in volle rechtsmacht of schorsingsprocedure bij uiterst dringende noodzakelijkheid (UDN) moeten de processtukken via dit informaticasysteem of per bode bij de griffie tegen ontvangstbewijs worden verstuurd (art. 3, §1, lid 2 PR RvV). De mogelijkheid tot verzending per fax wordt bijgevolg volledig afgeschaft.

Hiernaast blijft het mogelijk om het verzoekschrift in te dienen via de directeur van de gevangenis of gesloten centrum als de verzoeker wordt vastgehouden (zie art. 39/69, § 2 Vw en rt. 3, §1, lid 4 PR RvV).

3. Verzending van stukken door RvV

Ten slotte kan de Raad zelf processtukken, alsook de betekeningen, kennisgevingen en oproepingen via dit informaticasysteem verzenden (art. 39/57-1 Vw en 3bis PR RvV). De mogelijkheid voor de Raad om verzendingen per fax te versturen wordt ook afgeschaft.

De Raad informeert via de frequently asked questions dat de kennisgeving van processtukken aan partijen bij voorkeur via J-BOX zal gebeuren. Als de betrokken advocaat een account heeft via J-BOX, dan zal de Raad bij voorkeur alle processtukken digitaal sturen naar de J-BOX van deze advocaat. Het kan wel nog voorkomen, bijvoorbeeld bij een technisch probleem, dat de Raad via aangetekend schrijven processtukken verstuurd. Daarom is het belangrijk om steeds de gekozen woonplaats aan te duiden.

Praktische informatie

De elektronische communicatie zal verlopen via het systeem DPA-Jbox. Enkel advocaten kunnen toegang krijgen tot de applicatie DPA-Jbox via het digitaal platform voor advocaten (digital platform for attorneys dp-A). Opgelet!Dit is niet dezelfde applicatie als DPA-Deposit. Het is niet mogelijk om procedurestukken te verzenden naar de Raad via DPA-Deposit.

De procedurestukken moeten naar een ander J-boxadres worden verstuurd, afhankelijk van de soort procedure:

  • Voor de gewone procedures (annulatie of volle rechtsmacht) en de versnelde procedure naar "RvV-CCE (Algemeen – Général)"

  • Voor de UDN-procedure naar:

    • "RvV - Procedure Uiterst Dringend NL", voor de Nederlandstalige procedure
    • "CCE – Procédure Extrême Urgence FR", voor de Franstalige procedure

Procedurestukken moeten worden verzonden in het formaat ‘.pdf’, ‘.pda’ of ‘.odt’. Ze mogen dus niet worden verzonden in word-format.

Bij de procedurestukken die via deze elektronische communicatie worden ingediend, moeten geen afschriften worden gevoegd (art. 6 PR RvV). Dit heeft tot doel om het gebruik van de elektronische weg van communicatie aan te moedigen (zie verslag aan de Koning).

De RvV informeert partijen ook dat wanneer een partij naar publieke bronnen zoals verslagen van nationale of internationale organisaties verwijst (bv. EUAA, HRW, AI, CGVS, Nansen…), niet automatisch een papieren kopie van het verslag moet worden gevoegd. Een link naar de elektronische versie op een website die publiek toegankelijk is, volstaat.

Bedenking bij afschaffing fax en geen elektronisch alternatief verzoekers zonder advocaat

De fax als verzendingswijze wordt afgeschaft omdat de snelheid van de communicatie in versnelde en UDN procedures cruciaal is, en de verzending per fax onvoldoende garanties biedt voor een veilige verzending en een probleemloze ontvangst van berichten.

Het is een positieve evolutie dat de fax wordt afgeschaft, en partijen met een advocaat nu op elektronische wijze kunnen communiceren met de RvV. Toch is het opmerkelijk dat geen elektronisch alternatief wordt voorzien voor verzoekers die niet worden bijgestaan door een advocaat. Zo stelde de Raad van State (RvS) in zijn advies terecht de vraag of bepaalde categorieën van personen hierdoor geen communicatiemiddel ontnomen wordt dat ze niet kunnen missen. Het is, volgens de RvS, niet uitgesloten dat bepaalde personen die een UDN-procedure willen instellen geen gebruik kunnen maken van het informaticasysteem en hun verzoekschrift niet per bode kunnen bezorgen. De RvS kwam dus tot de conclusie dat de afschaffing van het gebruik van de fax op discriminerende wijze afbreuk kan doen aan het recht op toegang tot de rechter, tenzij het tegendeel wordt aangetoond.

Toch heeft de regelgever gekozen om communicatie per fax volledig af te schaffen en geen elektronische alternatieven te voorzien voor verzoekers zonder bijstand van een advocaat. Deze personen hebben, zo stelt het verslag aan de Koning, voldoende veilige alternatieven. De regelgever legt uit dat een UDN-procedure enkel open staat voor een persoon die op het punt staat gedwongen te worden uitgezet. Het betreft dus voornamelijk personen die worden vastgehouden met het oog op hun verwijdering van het grondgebied. Zij kunnen het beroep indienen via de directeur van de instelling en hebben dus toegang tot een alternatieve wijze van indiening. Personen die niet worden vastgehouden, kunnen het beroep indienen per bode op de griffie. Ook zij kunnen hun beroep dus op een veilige wijze indienen, ook al is dit niet via elektronische weg. De wetgever concludeert dus dat dit een veel veiligere weg is “dan zich te moeten beroepen op een publiek faxtoestel, dat nog amper te vinden is en waarbij ook andere personen de berichten van de Raad kunnen meelezen” (zie verslag aan de Koning).

De wetgever gaat hierbij uit van de overtuiging dat een UDN-procedure enkel mogelijk is in geval van een imminente gedwongen uitzetting van de betrokkene. Dit volgt inderdaad uit de rechtspraak van de RvV (lees hierover meer in dit nieuwsbericht). Maar aangezien ons rechtssysteem geen precedentenwerking kent, is deze rechtspraak in principe niet bindend (ook al werd het bij algemene vergadering beslist). Bovendien kan de rechtspraak in de toekomst evolueren. Het is dus niet uitgesloten dat ook in andere dringende situaties (met name bij weigeringen van een visumaanvraag) een UDN-procedure wordt toegelaten. Zo oordeelde een burgerlijke rechter al dat door deze rechtspraak, een persoon die een weigering van een studentenvisum wilt aanvechten, niet over een effectief rechtsmiddel beschikt, wanneer het academiejaar weldra zal aanvatten (zie hierover dit nieuwsbericht). De vraag rijst of de regelgever voldoende aan de bekommernis van de RvS is tegemoetgekomen

Ook buiten het kader van de UDN-procedure is het spijtig dat voor verzoekers zonder bijstand van een advocaat geen elektronische verzendingswijze werd voorzien. Dit had de toegang tot de rechter kunnen vergemakkelijken. In het bijzonder voor hen die zich nog in het buitenland bevinden, en hierdoor gedwongen zijn om een advocaat in België te raadplegen.

Meer info