Raad van State vernietigt elektronische procedure Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

In arrest nr. 233.777 van 9 februari 2016 vernietigt de Raad van State (RvS) het Koninklijk Besluit (KB) van 26 januari 2014 tot wijziging van het KB van 21 december 2006 houdende de rechtspleging voor de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Dit KB regelde de wijze waarop elektronische processtukken aan de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (RvV) moesten worden overgemaakt.

Het vernietigde KB bepaalde onder meer dat:

  • processtukken als bijlage in een e-mail naar de RvV moesten worden verstuurd
  • enkel de formaten ".pdf/A (Portable Document Format Archivable)" of ".odt (OpenDocument Texte)" toegelaten waren

Elektronische procesvoering niet ter discussie

De discussie in deze zaak heeft geen betrekking op de verplichting om een elektronische versie van het verzoekschrift en de synthesememorie over te maken aan de RvV, noch op de eraan verbonden sancties, ingevoerd door de wet van 8 mei 2013. Het nut en de wettigheid van de elektronische procesvoering wordt immers niet betwist.

De RvS wijst in dit kader op arrest nr. 49/2015 van 30 april 2015 van het Grondwettelijk Hof (GwH), dat zich boog over de wet van 8 mei 2013. Het GwH oordeelde dat:

  • de RvV de uitoefening van het annulatieberoep voor een partij niet op onredelijke wijze belemmert door het opleggen van de bijkomende verplichting om naast de papieren versie ook een elektronisch afschrift van het verzoekschrift of de synthesememorie over te zenden;
  • het wel onredelijk is dat er geen regularisatiemogelijkheid werd voorzien bij het niet verzenden van een elektronisch afschrift van de synthesememorie, indien deze tijdig aangetekend verzonden werd.

Het GwH sprak zich in zijn arrest echter niet uit over de wettigheid van het in deze zaak bestreden KB van 26 januari 2014.

Het beroep voor de RvS heeft betrekking op de wijze waarop elektronische afschriften door advocaten aan de RvV moest worden bezorgd.

Opgelegde formaten niet onevenredig

De RvS onderzoekt in de eerste plaats de verplichte formaten van indiening die werden opgenomen in het KB. Uit de memorie van toelichting bij de wet van 8 mei 2013 en het verslag aan de Koning bij het ontwerp van het KB blijkt dat:

  • de elektronische stukken ter beschikking moeten worden gesteld zodat magistraten deze niet langer moeten inscannen of overtypen bij het opstellen van hun arresten;
  • de bestandstypes dan ook moeten toelaten de inhoud te kopiëren;
  • de bestandstypes bijgevolg compatibel dienen te zijn met de door de RvV gebruikte systemen.

De verplichting om de in het KB genoemde formaten te gebruiken streeft volgens de RvS een legitiem doel na, namelijk de mogelijkheid voor de magistraten om de inhoud van de procedurestukken te kopiëren in hun arresten. Er wordt niet aangetoond dat de benodigde programma’s voor het opmaken van documenten in de verplichte formaten geen universeel gebruikte computerprogramma’s zijn.

De verplichting om gebruik te maken van een van de in het KB genoemde bestandformaten is dan ook niet disproportioneel met het recht op toegang tot de rechter.

E-mail is een rechtsonzeker en onveilig medium

Vervolgens buigt de RvS zich over de vraag of de verplichting om elektronische afschriften als bijlage per e-mail te verzenden veilig is.

De RvS stelt vast dat:

  • de verzending van een e-mail geen zekerheid verschaft over het effectief aankomen ervan op de griffie van de RvV;
  • de verzending van een e-mail geen zekerheid verschaft over het tijdstip waarop de e-mail aankomt op de griffie van de RvV;
  • de verzender van een e-mail niet over een door een onafhankelijke derde opgesteld stuk beschikt waarmee zij kan aantonen dat de e-mail effectief werd verzonden en op welke datum deze werd verzonden.

Het gebrek aan zekerheid van de effectieve verzending en objectieve bewijsmogelijkheid om de tijdige verzending aan te tonen, maken dat de bepaling dat de verzender zich kan beroepen op overmacht of dwaling uitgehold wordt. Er is sprake van een quasi-onmogelijke bewijslast. Met betrekking tot de mogelijkheid tot regularisatie stelt zich hetzelfde probleem. Ook wat die e-mail betreft heeft de verzender geen zekerheid, noch bewijsmogelijkheid.

De verzoekers hadden in hun middelen nog opgeworpen dat door de onbetrouwbaarheid van het e-mailprotocol in het gerechtelijk recht voor een systeem van webapplicatie werd gekozen. Dit systeem:

  • registreert de datum en het tijdstip van het indienen door een advocaat van zijn conclusies;
  • verstuurt een ontvangstbewijs zodat de advocaat de zekerheid heeft dat zijn verzending is aangekomen bij de bestemmeling en dat de inhoud ervan niet gewijzigd is;
  • heeft tot inspiratie gediend voor het invoeren van de elektronische procesvoering voor de RvS en het wordt ook gebruikt door het Gerecht van Ambtenarenzaken van de Europese Unie.

De RvS spreekt zich echter niet uit over de vraag of voor een webapplicatiesysteem had moeten worden gekozen. Wel stelt zij vast dat met de overzending van processtukken als bijlage bij een e-mail voor een rechtsonzeker en onveilig medium is gekozen. Gezien de zware procedurele gevolgen van het niet of laattijdig verzenden, is deze maatregel niet evenredig met haar doel.

Waarborgen ter bescherming van het privéleven

Ten slotte buigt de RvS zich over de vraag of het verzenden van elektronische stukken per e-mail het recht op eerbiediging van het privé- en gezinsleven in het gedrang brengt.

De RvS wijst erop dat vreemdelingen in een beroepsprocedure bij de RvV vaak gevoelige informatie moeten overmaken, in het bijzonder in geval van beroepen tegen beslissingen van het CGVS. De wetgever moet hier bij het bepalen van de elektronische procedure rekening mee houden en moet kiezen voor een veilig en betrouwbaar medium. De nodige waarborgen dat de meegedeelde informatie beveiligd is, ontbreken in het KB.

Besluit

De RvS vernietigt het KB van 26 januari 2014 met betrekking tot wijze waarop elektronische procedurestukken moeten worden overgemaakt aan de RvV omdat:

  • het feit dat e-mail geen zekerheid biedt over de (tijdige) ontvangst en de bewijslast quasi onmogelijk is, waardoor dit een rechtsonzeker en onveilig medium is;
  • er geen waarborgen zijn dat gevoelige informatie die wordt overgemaakt aan de RvV per e-mail beveiligd is.

De elektronische procedure zelf staat echter niet ter discussie. Een nieuwe invulling van de elektronische procedure voor de RvV zal dan ook de nodige garanties moeten bieden met betrekking tot het ontvangen van de documenten en de beveiliging van gevoelige informatie. Hoewel de RvS zich in dit arrest niet uitspreekt over het invoeren van een webapplicatiesysteem, lijkt zij wel impliciet te suggereren dat een dergelijk systeem aan de huidige tekortkomingen kan tegemoet komen.