Wijziging procedure RvV: louter schriftelijke procedure op verzoek van partijen en elektronische communicatie van procedurestukken

Gepubliceerd op

De wet van 30 juli 2021 tot wijziging van de Verblijfswet, aangaande de elektronische communicatie van procedurestukken en het aanpassen van de bestaande louter schriftelijke procedure bij Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (RvV), en het koninklijk besluit (KB) van 21 november 2021 tot wijziging van het Procedurereglement (PR) van de RvV, aangaande de elektronische communicatie van procedurestukken, voeren een aantal belangrijke wijzigingen door in de procedure voor de RvV:

  • Sinds 10 december 2021 werd de mogelijkheid tot het gebruik van een louter schriftelijke procedure aanzienlijk uitgebreid.
  • Vanaf 1 maart 2022 wordt de langverwachte elektronische communicatie van procedurestukken ingevoerd.

Inhoudstafel

1. Louter schriftelijke procedure

1.1. Op verzoek van partijen
1.2. In geval van uitzonderlijke omstandigheden
1.3. Overgangsbepalingen

2. Elektronische communicatie van procedurestukken

1. Louter schriftelijke procedure

De wet van 30 juli 2021 breidt de mogelijkheid tot het gebruik van een louter schriftelijke procedure op twee manieren uit:

  • Partijen krijgen de mogelijkheid om een louter schriftelijke procedure te verzoeken (zowel bij annulatieprocedures als bij volle rechtsmacht), en
  • er wordt een wettelijke basis gecreëerd om in uitzonderlijke omstandigheden de tijdelijke mogelijkheid in te voeren om op initiatief van de rechter de procedure volledig schriftelijk te laten verlopen.

Het doel van de wetgever is om de procedure zodoende beter af te stemmen op de nieuwe werksituatie die ontstaan is door de COVID-19-pandemie, en om de achterstand in het behandelen van de dossiers verder af te bouwen: “De organisatie van terechtzittingen vertraagt de behandeling van de ingestelde beroepen, zeker in de actuele context waar de terechtzittingen moeten worden georganiseerd rekening houdende met de regels van de ‘social distancing’.” (Parl.St. Kamer 2020-2021, nr. 55 2034/001, pagina 6)

Deze wetswijziging trad in werking op10 december 2021.

1.1. Op verzoek van partijen

Nieuw artikel 39/73-2 Verblijfswet (Vw) biedt de mogelijkheid aan partijen om een louter schriftelijke procedure voor de RvV te verzoeken. Hierdoor kan een dergelijke procedure dus niet meer enkel opgestart worden op initiatief van de rechter, maar ook op verzoek van elke partij bij de zaak.

Concreet verloopt de procedure als volgt:

  • De partij moet de louter schriftelijke procedure aanvragen in één van de volgende procedurestukken: het verzoekschrift, de nota met opmerkingen, de kennisgeving dat zij geen synthesememorie wenst neer te leggen, of de synthesememorie. Het opschrift van het procedurestuk moet bovendien uitdrukkelijk vermelden: "verzoek tot behandeling via een louter schriftelijke procedure".
  • Vervolgens stelt de griffie de tegenpartij op de hoogte van dit verzoek, waarna de tegenpartij vijftien dagen heeft om bezwaar te maken. Zo niet, wordt zij geacht hiermee in te stemmen.
  • Bij gebrek aan bezwaar, zal de rechter het beroep bij voorrang onderzoeken en uitspraak doen op grond van het administratieve dossier en de procedurestukken, tenzij hij mondelinge debatten toch noodzakelijk vindt.
  • Wanneer de rechter instemt met het gebruik van een louter schriftelijke procedure, stelt hij de partijen hiervan in kennis en stelt hij, bij beschikking, de datum vast waarop de debatten worden gesloten. Deze datum ligt minstens acht dagen na de datum van verzending van de beschikking.
  • Partijen kunnen tot op de dag van het sluiten van de debatten een pleitnota indienen. De griffie brengt deze ter kennis aan de tegenpartij. In dit geval wordt het arrest niet eerder gewezen dan acht dagen na de sluiting van de debatten. Uit de parlementaire voorbereidingen blijkt bovendien dat de rechter kan beslissen om op grond van de neergelegde pleitnota(s) de debatten te heropenen en bijvoorbeeld de zaak naar de algemene rol te verwijzen, teneinde deze via een gewone procedure met terechtzitting te behandelen. (Parl. St. Kamer 2020-2021, nr. 55 2034/001, pagina 6)

1.2. In geval van uitzonderlijke omstandigheden

Nieuw artikel 39/73-3 Vw schept een wettelijke basis voor de regering om per KB gedurende een (verlengbare) periode van zes maanden de procedure voor de RvV volledig schriftelijk te laten verlopen, indien uitzonderlijke omstandigheden het houden van een zitting op aanzienlijke wijze beperken. Voorbeelden van uitzonderlijke omstandigheden zijn volgens de parlementaire voorbereidingen: een gezondheidscrisis, een natuurramp of een brand in de gebouwen van de Raad. (Parl.St. Kamer 2020-2021, nr. 55 2034/001, pagina 6)

Dit brengt twee procedurele wijzigingen teweeg, die van toepassing zijn indien gebruik wordt gemaakt van dit noodscenario.

a) Pleitnota in plaats van vraag om gehoord te worden

Op de eerste plaats wordt de mogelijkheid om te vragen om te worden gehoord, op basis van een beschikking zoals bedoeld in artikel 39/73, §2 Vw, vervangen door de mogelijkheid om een pleitnota over te maken.

Op grond van art. 39/73 Vw kan de rechter oordelen dat het niet vereist is dat de partijen nog mondelinge opmerkingen voordragen, en dat het beroep dus volledig schriftelijk kan worden behandeld. Volgens paragraaf 2 kunnen de partijen dan wel nog vragen om gehoord te worden, en dus toch een zitting laten organiseren. In geval van activering van het noodscenario, zal deze vraag om gehoord te worden dus vervangen worden door een pleitnota, waardoor het beroep aan de hand van een louter schriftelijke procedure wordt afgehandeld.

De procedure verloopt dan als volgt:

  • partijen hebben vijftien dagen volgend op de verzending van de beschikking om een pleitnota over te maken. Zo niet, worden zij geacht in te stemmen met de in de beschikking opgenomen gronden tot verwerping of inwilliging van het beroep.
  • Indien één van de partijen een pleitnota indient, moet de rechter deze mee in overweging nemen, en kan hij beslissen om uitspraak te doen of om de debatten te heropenen.
  • Indien hij de heropening van de debatten beveelt, wordt een beschikking verzonden met een kopie van de pleitnota. De partij die geen pleitnota neerlegde kan dan binnen vijftien dagen alsnog een pleitnota neerleggen. Na deze termijn worden de debatten gesloten en wordt de zaak in beraad genomen.
  • De voorbereidende werken preciseren nog dat een verwijzing naar de algemene rol om een beroep via een gewone procedure met zitting te behandelen, altijd mogelijk blijft. Dit kan dan wel tot gevolg hebben dat de behandeling van de zaak wordt uitgesteld tot op het ogenblik dat het weer mogelijk is om een terechtzitting te organiseren. (Parl. St. 2020-2021, nr. 55 2034/001, pagina 9)

b) Op initiatief rechter bij spoedeisende beroepen

Op de tweede plaats kan de rechter gedurende deze crisisperiode beslissen om de volgende beroepen volledig schriftelijk te laten verlopen:

  • de versnelde procedures in volle rechtsmacht (artikelen 39/77, 39/77/1 Vw)
  • de schorsingsprocedure in uiterst dringende noodzakelijkheid (artikelen 38/82, §4, tweede lid; 39/84 en 39/85 Vw)

Het initiatief ligt dus volledig bij de rechter. De rechter voorziet in dergelijk geval via een beschikking het tijdskader voor de uitwisseling van de stukken, alsook een repliekmogelijkheid op de nota met opmerkingen.

De wetgever heeft deze mogelijkheid ingevoerd opdat ook tijdens een crisisperiode waarin geen zittingen kunnen worden georganiseerd zaken die een hoogdringende oplossing vereisen toch kunnen worden behandeld, maar met inachtneming van de rechten van verdediging en het beginsel van wapengelijkheid. (Parl.St. Kamer 2020-2021, nr. 55 2034/001, pagina 10)

1.3. Overgangsbepaling

De wet van 30 juli 2021 bepaalt een overgangsregeling in geval alle procedurestukken reeds vóór de inwerkingtreding van de wet aan de Raad werden toegezonden.

De rechter kan in zo’n situatie de partijen uitnodigen om gebruik te maken van de louter schriftelijke procedure. In dit geval nodigt de rechter, via een beschikking, de partijen uit om binnen de vijftien dagen na de verzending van deze beschikking aan te geven of zij ermee instemmen van deze procedure gebruik te maken. Indien geen van de partijen verzoekt te worden gehoord, worden zij geacht ermee in te stemmen en wordt de procedure gevoerd overeenkomstig artikel 39/73-2 Vw, zoals hierboven omschreven.

2. Elektronische communicatie van procedurestukken

De wet van 30 juli 2021 voert de wettelijke basis in om per KB een elektronische wijze van verzending van procedurestukken aan de Raad te regelen (artikel 39/57-1, §2 Vw). Met het KB van 21 november 2021 tot wijziging van het Procedurereglement (PR) van de RvV, werd een dergelijk systeem in uitvoering gebracht.

Met deze wetswijzigingen wordt een elektronisch communicatiesysteem van procedurestukken ingevoerd, dat belangrijke gevolgen heeft voor advocaten:

  • Partijen krijgen de mogelijkheid om (ook originele) procedurestukken aan de Raad elektronisch te verzenden, waardoor het niet langer enkel mogelijk is om deze per aangetekende zending over te maken (art. 3, §1, lid 1 PR RvV).
  • In het geval van versnelde procedures in volle rechtsmacht of UDN-schorsingsprocedures moeten de processtukken via dit informaticasysteem of per post bij de griffie tegen ontvangstbewijs worden verstuurd (art. 3, §1, lid 2 PR RvV). De mogelijkheid tot verzending per fax wordt bijgevolg volledig afgeschaft.
  • Ook de Raad zelf kan processtukken, alsook de betekeningen, kennisgevingen en oproepingen via dit informaticasysteem verzenden (art. 3bis PR RvV).

Deze elektronische communicatie zal verlopen via het systeem DPA-Jbox, dat tot stand is gekomen dankzij een samenwerking tussen de FOD Justitie, de Orde van Vlaamse Balies en de Ordre des barreaux francophones et germanophone. Enkel advocaten kunnen toegang krijgen tot de applicatie DPA-Jbox. Dit via het digitaal platform voor advocaten (digital platform for attorneys dp-A). Opgelet! Dit is niet dezelfde applicatie als DPA-Deposit.

De bepalingen met betrekking tot de elektronische communicatie van procedurestukken treden pas in werking op1 maart 2022: zie hiervoor ons apart nieuwsbericht. De RvV raadt advocaten echter aan om DPA-Jbox nu al te activeren.

Meer duiding over de elektronische communicatie van procedurestukken staat in het apart nieuwsbericht en volgt ook op de themapagina's op onze website.

Meer info