Samenvatting
In de memorie van toelichting bij het ontwerp dat tot de wet van 8 mei 2013 heeft geleid wordt de invoering van de elektronische procesvoering verantwoord doordat als gevolg ervan “processtukken die de procespartijen in de regel elektronisch ter beschikking hebben […], niet langer door de magistrateningescand of overgetypt [zullen moeten] worden bij het opstellen van hun arresten”. (Parl. St. Kamer, 2012-2013, DOC 53-2555/001, 33) Volgens het verslag aan de Koning bij het ontwerp van het bestreden besluit wordt, “aangezien het de bedoeling is dat de elektronisch doorgestuurde procedurestukken kunnen
worden gebruikt bij de opmaak van arresten, […] bepaald dat de elektronische afschriften moeten worden doorgestuurd in een bestandstype dat toelaat om de inhoud te kopiëren”.
Voor de in het bestreden besluit opgenomen bestandsformaten wordt dus gekozen omdat ze ook worden gebruikt door de magistraten van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen of compatibel zijn met de door hen gebruikte systemen. De advocaten zijn niet verplicht om één bepaald formaat te gebruiken,
zij hebben de keuze tussen de twee in artikel 1 van het bestreden besluit genoemde formaten, te weten .pdf/A of .odt. Waar de verzoekende partijen voorhouden dat de rechtstreekse conversie van een tekst in één van die twee formaten slechts mogelijk is indien men beschikt over de programma’s OpenOffice.org, LibreOffice of Word vanaf versie 2007, tonen zij geenszins aan dat het niet gaat om universeel gebruikte
computerprogramma’s. Ook met het als stuk 3 bijgebrachte e-mailverkeer tussen een advocaat die zich op computergebied “een echte leek” noemt en de griffie van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen tonen de verzoekende partijen dit niet aan.
De verplichting om één van de beide voornoemde bestandsformaten te gebruiken beperkt de toegang tot de rechter derhalve niet op disproportionele wijze. Deze verplichting streeft een legitiem doel na, te weten de mogelijkheid voor de magistraten om de inhoud van de procedurestukken te kopiëren in hun arresten en er bestaat geen onevenredigheid tussen de opgelegde maatregel en dat doel.
Het eerste middel is in die mate ongegrond
In artikel 1 van het bestreden besluit wordt bepaald dat de elektronische afschriften van het verzoekschrift en de synthesememorie “in de vorm van een bestand als bijlage bij een e-mail aan de Raad [worden] gestuurd op het volgende adres: procedure.rvv-cce@ibz.fgov.be”.
De verwerende partij betwist niet dat de verzending van een e-mail geen enkele zekerheid verschaft aan de betrokken partij dat deze e-mail effectief aankomt op de griffie van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, laat staan dat deze e-mail er onmiddellijk aankomt. De verwerende partij betwist evenmin dat de betrokken partij niet over een door een onafhankelijke derde opgesteld stuk beschikt waarmee zij zo nodig kan aantonen dat zij die e-mail op effectief heeft verzonden. Indien de e-mail niet dezelfde dag aankomt bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, zal de griffie de datum van verzending bepalen. De verwerende partij weerlegt niet de kritiek dat de griffie zich daartoe in de eerste
plaats zal steunen op de datum van ontvangst. Indien de griffie aldus de datum van verzending niet correct zou bepalen, beschikt de betrokken verzoekende partij niet over een door een onafhankelijke derde opgesteld stuk waarmee zij kan aantonen dat zij de bewuste e-mail op een andere (eerdere) datum heeft verzonden.
Terwijl de elektronische verzending van een afschrift van het verzoekschrift is vereist opdat het beroep op de rol zou worden geplaatst, wordt aan de rechtzoekende geen enkele zekerheid gegeven dat die verzending effectief plaatsvindt en op welk ogenblik dat gebeurt, noch wordt hem een objectieve bewijsmogelijkheid verschaft om aan te tonen dat hij werkelijk heeft voldaan aan die voorwaarde en op welk tijdstip hij eraan heeft voldaan. Aan deze vaststelling wordt geen afbreuk gedaan door de vermelding in de memorie van toelichting bij het ontwerp dat tot de wet van 8 mei 2013 heeft geleid om, althans wat de synthesememorie betreft, “zich te beroepen op overmacht en dwaling”. Degene die zich op overmacht of dwaling beroept draagt er in beginsel de bewijslast van doch, zoals uit het voorgaande blijkt, beschikt de betrokken partij niet over een objectieve bewijsmogelijkheid om de tijdige verzending van haar e-mail met bijlage aan te tonen wanneer deze e-mail niet of niet tijdig op de griffie van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen zou zijn aangekomen. De verzoekende partijen maken terecht gewag van een “quasi-onmogelijke bewijslast”.
De verwerende partij kan bezwaarlijk stellen dat een verzoeker steeds aan de griffie een bevestiging van ontvangst kan vragen waar zij zelf voorhoudt dat de griffie niet verplicht is een ontvangstbevestiging te sturen. Indien een verzoeker een e-mail heeft gestuurd en de griffie nadien op vraag van die verzoeker bevestigt dat geen e-mail werd ontvangen, verschaft dit de verzoeker nog steeds geen bewijs dat hij een e-mail heeft gestuurd en wanneer.
Betreffende de mogelijkheid tot regularisatie dient te worden opgemerkt dat zich in voorkomend geval hetzelfde probleem stelt, namelijk dat de rechtzoekende ook wat die e-mail betreft over geen zekerheid noch bewijsmogelijkheid beschikt betreffende de verzending ervan en de ontvangst ter griffie.
De verwerende partij kan zich niet steunen op het feit dat de wet enkel een verplichting voorziet om een afschrift van het procedurestuk op de bij koninklijk besluit bepaalde wijze “over te zenden” om te stellen dat de beschouwingen van de verzoekende partijen over de zekerheid van ontvangst niet dienend zijn. Indien er geen ontvangst is, zal de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen er immers van uitgaan dat geen verzending is gebeurd en wat dat betreft heeft de verzender geen bewijsmogelijkheid. Indien de e-mail
later wordt ontvangen, zal de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen uitgaan van de datum van ontvangst en heeft de verzender geen bewijsmogelijkheid van de datum van verzending.
Anders dan de verwerende partij voorhoudt, hoeft het niet of laattijdig ontvangen van een e-mail niet noodzakelijk het gevolg te zijn van een strafrechtelijke inbreuk maar kan dit evenzeer door technische problemen, ook bij de tussenliggende servers of de bestemmeling, waar de verzender geen vat en zelfs
geen zicht op heeft
.
Dat het slechts om een eerste fase van de invoering van de elektronische procesvoering bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen zou gaan, kan niet verantwoorden dat het recht van toegang tot de rechter van een verzoekende partij in die fase op onevenredige wijze zou worden beperkt.
Zonder dat de Raad van State zich dient uit te spreken over de vraag of te dezen voor een webapplicatiesysteem had moeten worden gekozen, blijkt uit hetgeen voorafgaat dat met de overzending van procedurestukken als bijlage bij een e-mail voor een rechtsonzeker en onveilig medium is gekozen in de zin dat de afzender niet over de zekerheid beschikt dat zijn e-mail daadwerkelijk is verzonden naar en ontvangen door de griffie van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen en dat de afzender niet over de mogelijkheid beschikt om te bewijzen dat en wanneer hij die e-mail heeft verzonden. Gezien de procedurele gevolgen van niet-verzending of laattijdige verzending, gaat het derhalve om een maatregel die niet evenredig is met het doel ervan.
Het recht op eerbiediging van het privé- en gezinsleven wordt als grondrecht gewaarborgd in artikel 22 van de Grondwet, artikel 8 van het EVRM en artikel 17 van het BUPO-verdrag. Het houdt ook het recht op geheimhouding van informatie over het privé-leven in en de vertrouwelijkheid van die informatie dient
door de overheid te worden gewaarborgd. Om een kans te maken op het welslagen van zijn beroep bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, des te meer wanneer het gaat om beroepen met hervormingsbevoegdheid tegen een beslissing van de commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen, is de vreemdeling vaak genoodzaakt gevoelige persoonlijke informatie mee te delen in zijn
verzoekschrift of synthesememorie. Bij het bepalen van de elektronische wijze waarop deze processtukken moeten worden bezorgd aan de griffie van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen dient de regelgever hiermee rekening te houden en derhalve te kiezen voor een veilig en betrouwbaar medium.
De verwerende partij betwist in de memorie van antwoord niet als dusdanig de door de verzoekende partijen aangevoerde elementen betreffende de mogelijkheid om e-mailverkeer te onderscheppen in de loop van de verzending en de mogelijkheid om er zelfs wijzigingen in aan te brengen. In haar laatste memorie beperkt zij zich ertoe te stellen dat geen enkele wijze van verzending absolute zekerheid biedt, behalve de fysieke afgifte van de stukken door een door de rechtzoekende zelf gekozen bode. Er kan worden aanvaard dat in het bestreden besluit is gekozen voor het verplichte gebruik van een elektronisch medium dat geen enkele garantie biedt voor de vertrouwelijkheid van de gevoerde communicatie.
Dat het onderscheppen of veranderen van een e-mail die voor iemand anders is bestemd ook een strafrechtelijk beteugelde gedraging vormt, doet geen afbreuk aan de plicht voor de overheid om te kiezen voor een betrouwbaar en veilig medium. Indien voor het meedelen van gevoelige informatie het gebruik van een bepaald medium wordt opgelegd, moeten de nodige waarborgen bestaan dat deze informatie beveiligd is. Te dezen ontbreken dergelijke waarborgen.
De omstandigheid dat het bestreden besluit kadert in een eerste fase van invoering van de elektronische procesvoering kan niet verantwoorden dat de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens niet wordt gewaarborgd. Deze vertrouwelijkheid dient immers evenzeer te bestaan voor de rechtzoekende die thans aan de in het bestreden besluit uitgewerkte verplichting is onderworpen als voor de rechtzoekende in een mogelijke latere fase wanneer de elektronische procesvoering zou zijn uitgebreid.
Het advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 30 november 2011, waarnaar de verwerende partij verwijst, heeft geen betrekking op de stapsgewijze invoering van de elektronische procesvoering van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen noch op de concrete uitwerking ervan. Waar de verwerende partij uit dat advies citeert dat “een e-mail als enige communicatie tussen advocaten of tussen advocaten en gerechtelijke instanties beperkt moet worden”, wordt er zeker niet in gesteld dat het gebruik van dit medium zonder meer kan worden opgelegd voor het elektronisch meedelen van afschriften van verzoekschriften en memories met mogelijk gevoelige informatie.
De verwijzing door de verwerende partij naar artikel 4 van de wet van 10 juli 2006 ‘betreffende de elektronische procesvoering’ is evenmin dienend. Deze bepaling, die op grond van artikel 39, tweede lid, van dezelfde wet pas op 1 januari 2017 in werking treedt, voorziet slechts op algemene wijze dat advocaten onder bepaalde voorwaarden verplicht kunnen worden om proceshandelingen te stellen of te ontvangen via elektronische weg. Er wordt niet in bepaald op welke wijze zulks moet gebeuren, noch dat het via e-mail zou moeten gebeuren.
Het tweede middel is gegrond wat de aangevoerde schending van het privé- en gezinsleven betreft.