Persoonlijk onderhoud bij het CGVS

Recht op een persoonlijk onderhoud?

Je wordt als verzoeker om internationale bescherming minstens éénmaal gehoord tijdens een persoonlijk onderhoud tenzij:

• het CGVS je kan erkennen als vluchteling op basis van het beschikbare bewijs
• het CGVS van oordeel is dat je niet kan gehoord worden als gevolg van blijvende omstandigheden waar je geen invloed op hebt. Bij twijfel kan het CGVS hierover een arts raadplegen. In dit geval worden de nodige inspanningen gedaan om je de kans te geven om de nodige informatie te verstrekken.
• het om een volgend verzoek gaat

Oproeping

Het CGVS stuurt je een oproeping voor het persoonlijk onderhoud. Dit moet in persoon of per aangetekende zending gebeuren.Je krijgt de oproeping op:

• jouw gekozen woonplaats
• bij gebrek hieraan, op het secretariaat van het CGVS

Als je gekozen woonplaats het adres van je advocaat is, kan de oproeping per fax gebeuren.

Je moet je gekozen woonplaats bij elke wijziging zowel aan het CGVS als aan DVZ meedelen, per aangetekende zending of in persoon. Hiervoor kan je het formulier "Wijziging gekozen woonplaats" gebruiken. 

Het CGVS stuur daarnaast nog een kopie van de oproeping:

• per gewone post naar je effectieve woonplaats, als het CGVS hiervan op de hoogte is en dit van een latere datum is dan de gekozen woonplaats
• per gewone post, e-mail, of fax naar je advocaat

Wanneer je in een opvangcentrum verblijft, kan de oproeping per fax aan de verantwoordelijke van het centrum worden gestuurd. De verantwoordelijke overhandigt jou de oproeping en je tekent een ontvangstbewijs dat wordt teruggestuurd naar het CGVS. Ook wanneer je in detentie bent, kan de oproeping per bode tegen ontvangstbewijs gebeuren. In beide gevallen bevestigt het CGVS de oproeping per aangetekend schrijven wanneer zou blijken dat je de oproeping niet ontvangen hebt. Er wordt indien nodig een nieuwe datum vastgelegd.  

Wanneer je een minderjarige verzoeker bent, stuurt het CGVS de oproepingbrief voor het persoonlijk onderhoud: 

• per aangetekende zending naar de gekozen woonplaats van de persoon die het ouderlijk gezag of de voogdij over jou uitoefent
• een kopie per gewone post naar je effectieve woonplaats 
• een kopie naar de Dienst Voogdij indien je een niet-begeleide minderjarige vreemdeling (NBMV) bent

Als begeleide minderjarige die een eigen verzoek om internationale bescherming doet, kan je vragen om de oproeping enkel naar de door jou gekozen woonplaats te sturen. Dit verzoek moet uitdrukkelijk gebeuren.

Termijn voor persoonlijk onderhoud

Het persoonlijk onderhoud kan plaatsvinden: 

• minstens acht kalenderdagen na de kennisgeving van de oproeping
• minstens twee kalenderdagen na de kennisgeving van de oproeping wanneer op dat moment uit de gegevens in het dossier blijkt dat een ontvankelijkheidsprocedure of versnelde procedure kan worden toegepast
• minstens één dag na de kennisgeving van de oproeping wanneer het gaat om een volgend verzoek vanuit detentie

Wanneer het niet mogelijk is een persoonlijk onderhoud af te ronden op de dag waarop het gepland was, kan je - door middel van een kennisgeving aan de persoon zelf -gevraagd worden om minstens binnen de twee kalenderdagen het onderhoud verder te zetten. 

Aanwezigheid bij het persoonlijk onderhoud

Indien je door overmacht niet aanwezig bent op het persoonlijk onderhoud moet je binnen een bepaalde termijn na de datum van de afspraak schriftelijk een geldige reden meedelen aan het CGVS: 

• binnen de vijftien kalenderdagen 
• binnen de twee kalenderdagen wanneer het gaat om verzoek dat via een ontvankelijkheids- of versnelde procedure kan behandeld worden, of wanneer jou tijdens het eerste onderhoud gevraagd werd om binnen de twee kalenderdagen het onderhoud verder te zetten
• binnen de dag wanneer het om een volgend verzoek vanuit detentie gaat

Je moet het document dat bewijst dat je verhinderd bent, aangetekend opsturen naar het CGVS. Als je niets laat weten, kan het CGVS een beslissing tot beëindiging van de behandeling van je verzoek om internationale bescherming nemen. Wanneer je dossier voldoende elementen bevat om een inhoudelijke beoordeling te maken, kan het CGVS je verzoek ook weigeren.

Wanneer het CGVS de reden geldig vindt, word je terug oproepen op een latere datum of zullen ze je vragen om bepaalde inlichtingen schriftelijk te verschaffen, zoals bijvoorbeeld ingeval van lange afwezigheid door hospitalisatie. 

Als je na een tweede oproeping opnieuw afwezig bent, kan het CGVS, zelfs al geef je opnieuw een geldige reden voor de afwezigheid, een beslissing nemen op grond van de elementen in het dossier. 

De afwezigheid van de advocaat op het persoonlijk onderhoud is geen reden om het persoonlijk onderhoud uit te stellen, tenzij het gaat om het eerste onderhoud van een begeleide minderjarige die een eigen verzoek om internationale bescherming heeft gedaan of die in het kader van de procedure van de ouders gehoord wordt (zie verder).

Als de voogd niet aanwezig kan zijn (in het geval van een NBM) voorziet het CGVS wel een nieuwe datum.

Protection officer

De 'protection officer' is de medewerker van het CGVS die het persoonlijk onderhoud afneemt. Hij waarborgt een passende geheimhouding en is dus gebonden tot naleving van de bescherming van het privéleven. Hij mag geen informatie meedelen aan de instanties in het land van herkomst of andere actoren van vervolging. De protection officer moet tijdens het persoonlijk onderhoud de deontologische richtlijnen en voorschriften voor een goed gehoor volgen. Dit staat duidelijk in de brochure ‘Gehoorhandvest’ van het CGVS.

De protection officer kan het persoonlijk onderhoud ook via een videoconferentie uitvoeren. Op dit ogenblik is dit enkel mogelijk in het gesloten centrum van Merksplas en Brugge.

Bijstand advocaat

Je kan je in elk stadium van de procedure laten bijstaan door een advocaat. Verzoekers om internationale bescherming hebben in principe recht op gratis juridische bijstand. De aanvraag gebeurt bij een Bureau voor juridische bijstand.

Je advocaat mag niet tussenkomen tijdens het persoonlijk onderhoud. Op het einde kan hij iets toevoegen over de inhoud of het verloop ervan.

De advocaat kan vragen om je dossier in te kijken en kopieën aanvragen van de notities van het persoonlijk onderhoud.

Bijstand vertrouwenspersoon

Je kan je laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. Dit is een persoon die jij aanduidt en die beroepshalve gespecialiseerd is in bijstand aan personen of in vreemdelingenrecht.

Voorbeelden van vertrouwenspersonen zijn:

• sociaal assistenten
• vertegenwoordigers van NGO’s die actief zijn op vlak van asiel
• leerkrachten
• priesters, imams
• psychologen en psychiaters 

De volgende personen kunnen, sinds een wijziging in juli 2018 van het KB dat de rechtspleging voor het CGVS regelt, niet langer aangesteld worden als vertrouwenspersoon: 

• vrijwilligers van een organisatie die gericht is op bijstand aan personen of vreemdelingenrecht
• bloedverwanten van de asielzoeker tot en met de derde graad
• asielzoekers
• personen die zijn veroordeeld voor feiten gepleegd op de persoon of met behulp van de persoon van een minderjarige 

Het gewijzigde KB voorziet wel de mogelijkheid voor het CGVS om personen die niet voldoen aan de voorwaarden toch toe te laten op het persoonlijk onderhoud, wanneer dit noodzakelijk lijkt om tot een adequaat onderzoek van het verzoek over te gaan.

Anderzijds kan de protection officer zich om redenen eigen aan het onderzoek of om vertrouwelijkheidsredenen verzetten tegen de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon.

Wil de vertrouwenspersoon het persoonlijk onderhoud bijwonen, dan moet deze, liefst op voorhand, het formulier ‘Aanstellen van een vertrouwenspersoon’ invullen. Bij twijfel of iemand als vertrouwenspersoon in aanmerking komt kan hij contact nemen met de Helpdesk advocaten, vertrouwenspersonen en UNHCR van het CGVS.

De vertrouwenspersoon geeft je morele en inhoudelijke steun. Hij mag net als de advocaat niet tussenkomen terwijl het persoonlijk onderhoud bezig is. Op het einde van het persoonlijk onderhoud kan hij wel opmerkingen toevoegen over de inhoud of het verloop ervan.

In tegenstelling tot je advocaat, kan je vertrouwenspersoon het dossier niet inkijken in jouw afwezigheid. Hij ontvangt ook geen oproepingsbrieven. Je moet hem dus zelf op de hoogte houden. 

Bijstand voogd

Bij het persoonlijk onderhoud met een NBMV moet de voogd aanwezig zijn. 

In tegenstelling tot de advocaat en de vertrouwenspersoon, is het de voogd wel toegestaan tijdens het persoonlijk onderhoud vragen te stellen en opmerkingen te maken binnen het kader dat de protection officer van het CGVS bepaalt.

Tolk

Het koninklijk besluit over de procedure bij het CGVS beschrijft duidelijk de taak van de tolk en voorziet richtlijnen in geval van een belangenconflict. Dat staat zo in de CGVS brochure 'Deontologie voor tolk en vertaalwerk'.

Als je niet wil dat een tolk aanwezig is tijdens je persoonlijk onderhoud bij het CGVS, kan je een verklaring afleggen via het formulier ‘Afstand van de bijstand van een tolk bij CGVS’. Dan verloopt het persoonlijk onderhoud in het Nederlands of Frans.

Inhoud van het persoonlijk onderhoud

De vragenlijst die je invulde tijdens de registratie van je verzoek om internationale bescherming dient als voorbereidend document voor het persoonlijk onderhoud.

Tijdens het persoonlijk onderhoud moet je de waarheid vertellen en al het mogelijke doen om je identiteit, herkomst, reisweg en de aangehaalde feiten te bewijzen. De protection officer stelt onder andere vragen over je identiteit, de ‘aard’ (het soort) van de vervolging, de redenen voor de vervolging, de betrokkenen (‘actoren’) van de vervolging, de vrees in geval van terugkeer en de bewijselementen.

Bewijzen en stukken

Je moet alle mogelijke bewijzen aanbrengen. Het ontbreken van bewijsstukken, in het bijzonder van deze die je nationaliteit en identiteit aantonen, vormt een negatieve indicatie voor je algemene geloofwaardigheid, tenzij er een goede verklaring voor is.

Heb je geen bewijsstukken? Kan je bijvoorbeeld geen paspoort of geboorteakte voorleggen? Geef dan een plausibele uitleg. Dan kunnen jouw verklaringen evengoed het bewijs leveren dat je vluchteling bent of in aanmerking komt voor subsidiaire bescherming. Je verklaringen moeten wel consistent en geloofwaardig zijn.

Bijkomende stukken geef je best af tijdens het gehoor. Nieuwe elementen deel je best zo snel mogelijk mee.

Je moet zelf instaan voor de vertaling van de stukken in het Nederlands, Frans, Duits of Engels of ze minstens toelichten tijdens het persoonlijk onderhoud. Indien geen vertaling werd gegeven, is het CGVS niet verplicht de gehele stukken te vertalen maar volstaan de relevante gegevens.

Elektronische drager

Indien het CGVS goede redenen heeft om aan te nemen dat je bepaalde elementen achterhoudt, kan zij je uitnodigen om deze elementen direct voor te leggen, “wat ook hun drager is”. Het moet wel gaan om elementen die essentieel zijn voor een correcte beoordeling van je verzoek. Wanneer je dit niet doet kan het een aanwijzing zijn van je weigering om te voldoen aan de medewerkingsplicht, en dus een indicatie voor een risico op onderduiken.

De Memorie van Toelichting bij de Verblijfswet verduidelijkt dat het gaat om elke mogelijke drager, ook  elektronische informatiedragers en communicatiemiddelen, zoals:

• GSM
• laptop
• tablet
• USB
• geheugenkaart
• sociale netwerksites (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin,...)

De Privacycommissie gaf een ongunstig advies over het wetsontwerp dat inzage in deze stukken invoerde, onder meer omdat een duidelijk wettelijk kader ontbreekt over:

• de vrije instemming en de rechten van de verzoekers
• de wijze waarop de toegang tot de digitale drager zal gebeuren

Ook UNHCR stelde zich vragen over de mate waarin het effectief om een vrije instemming van de verzoeker gaat.  Er werd echter geen rekening gehouden met deze opmerkingen. Wel werd een KB aangekondigd om dit wettelijk kader te scheppen. Het CGVS gaf al aan dit KB te zullen afwachten. Het CGVS heeft wel toegang tot bijvoorbeeld het publieke luik van je Facebook-account omdat dit openbare info is.

Het Grondwettelijk Hof oordeelde in arrest nr. 23/2021, B.33.3, dat een KB met bijkomende waarborgen ter bescherming van de privacy zich opdringt. Daarnaast oordeelt het Grondwettelijk Hof dat de beslissing om bepaalde elementen op te vragen schriftelijk of mondeling meegedeeld moet worden aan de verzoeker om IB of diens advocaat. Tot slot mogen de bevoegde instanties alleen de elementen raadplegen die door de verzoeker zijn neergelegd op verzoek van die instanties. De bevoegde instanties zijn niet gemachtigd om zelf zoekverrichtingen uit te voeren op de drager die hen is overhandigd.

Tegenstrijdige verklaringen

De protection officer moet je tijdens het gehoor de gelegenheid geven eventuele tegenstrijdigheden te verklaren die hij tijdens het persoonlijk onderhoud opmerkt. Hij moet je ook de mogelijkheid geven te verklaren waarom bepaalde elementen ter staving van het verzoek ontbreken. Op die manier worden incoherenties, inconsistenties, zelfs gewone misverstanden die uit jouw woorden blijken, tijdens het gehoor onmiddellijk opgehelderd. En geven ze geen aanleiding tot een negatieve beslissing waartegen je dan pas later in beroep kan reageren. Maar dit verhindert het CGVS niet een beslissing te nemen op grond van een tegenstrijdigheid of ontbrekend element waarmee je niet geconfronteerd werd. Bijvoorbeeld omdat het CGVS die tegenstrijdigheid pas na grondig onderzoek, na je gehoor, vaststelde. Het CGVS is niet verplicht je in dit geval terug uit te nodigen.

Het CGVS kan je later vragen om bijkomende inlichtingen te geven. Je moet reageren binnen de maand na verzending van dat verzoek om bijkomende inlichtingen. Anders kan het CGVS je procedure beëindigen of je verzoek weigeren wanneer er voldoende elementen aanwezig zijn in het dossier. Daarom is het belangrijk om je woonplaatskeuze van bij het begin door te geven en actueel te houden bij elke verhuis.

Notities van het persoonlijk onderhoud en overmaken opmerkingen door advocaten

De protection officer noteert het hele gesprek (vragen, antwoorden, en eventuele problemen die zich voordeden) als notities van het persoonlijk onderhoud.

Jij of je advocaat kunnen hier een kopie van vragen en opmerkingen geven.

Het CGVS onderzoekt de opmerkingen bij de notities voor het nemen van een beslissing enkel als jij of je advocaat:

• de kopie binnen de twee werkdagen na het persoonlijk onderhoud opgevraagd hebt
• de schriftelijke opmerkingen binnen de acht werkdagen na de betekening van de kopie in de proceduretaal gestuurd hebt aan het CGVS

Zoniet zal het CGVS je opmerkingen enkel onderzoeken op voorwaarde dat deze hem bereiken ten laatste de werkdag voor het nemen van de beslissing.

Wanneer op die dag geen enkele opmerking is gestuurd, word je geacht in te stemmen met de inhoud van de notities. Wanneer de opmerkingen slechts over een deel van de inhoud gaan, word je geacht in te stemmen met de rest van de inhoud.

Volgens GwH arrest nr. 23/2021, B.61.2 en 64.2, moet de RvV ook oordelen over opmerkingen bij het persoonlijk onderhoud die te laat werden meegedeeld. De RvV oefent immers een controle met volle rechtsmacht uit, zodat hij kennis moet nemen van alle feitelijke en juridische elementen van de zaak. 

Een kopie van de notities wordt altijd samen verstuurd met de beslissing wanneer het gaat om:

• een procedure bij voorrang
• een versnelde procedure
• grensprocedure

GWH arrest nr. 23/2021, B.67.5 - B.67.6, vernietigt de mogelijkheid om een kopie van de notities samen met de beslissing te versturen in het geval van een ontvankelijkheidsbeslissing buiten de grensprocedure.

Jij of je advocaat moeten schriftelijk vragen om een kopie via:

• gewone of aangetekende brief
• fax
• mail
• afgifte formulier aan het onthaal
• op het einde van het persoonlijk onderhoud door ondertekening van een formulier

Via het emailadres: cgra-cgvs.advocate@ibz.fgov.be en via het formulier ‘Aanvragen kopieën van administratieve documenten of inzage asieldossier’ kunnen verzoekers en advocaten nadat het CGVS reeds een beslissing heeft genomen inzage vragen in alle stukken van het asieldossier (vragenlijst CGVS, bijlage 26, stukken die het CGVS toevoegt ter staving haar beslissing,...).

Medische attesten en bijzondere procedurele noden

Medisch attest voor vaststelling vroegere vervolging of ernstige schade

Een medisch onderzoek kan plaatsvinden met als doel aanwijzingen van vroegere vervolging of ernstige schade vast te stellen. Dit onderzoek kan gebeuren:

• op initiatief van het CGVS wanneer zij dit relevant acht en als jij hiermee instemt. Dit kan bij een door het CGVS aangestelde arts. De arts moet een verslag opstellen dat een duidelijk onderscheid maakt tussen enerzijds de objectief medische vaststellingen en de vaststellingen die gebaseerd zijn op je verklaringen. Het attest mag alleen gedeeld worden met het CGVS als jij akkoord gaat. Als een verzoeker om IB medische problemen aangeeft en het CGVS weigert de betrokkene uit te nodigen voor een medisch onderzoek moet deze weigering gebaseerd zijn op gerechtvaardigde motieven en als dusdanig gemotiveerd zijn volgens het GWH in arrest nr. 23/2021, B.42.2 en B.45.1.
• op je eigen initiatief en op eigen kosten. In dat geval kan het CGVS zelf een arts raadplegen voor een advies over het geleverde attest. Als je slachtoffer was van foltering of andere wrede behandeling, is het aan te raden een gedetailleerd medisch en/of psychologisch rapport te laten opstellen dat overeenstemt met de richtlijnen uit het Istanboel Protocol. Daarvoor kan je bijvoorbeeld beroep doen op de onderzoeksexpertise van de artsen van vzw Constats.

Wanneer geen medisch onderzoek heeft plaats gevonden, belet dit het CGVS niet om een beslissing te nemen.

Je kan ook een medisch attest voorleggen om bijvoorbeeld je ernstige psychische problematiek aan te tonen waardoor je moeilijk te interviewen bent. Het CGVS beschikt niet langer over een psy-supportcel. Het CGVS heeft wel instructies opgesteld voor protection officers die als leidraad kunnen dienen voor de behandeling van asielaanvragen voor personen met psychologische problemen.

Medisch attest vaststelling vrouwelijke genitale verminking 

Je kan asiel aanvragen als je het risico loopt op vrouwelijke genitale verminking. Dit motief kan ingeroepen worden door:

• jezelf
• als ouder van een (niet-)besneden minderjarige

In dat geval laat je een medisch attest (formulier beschikbaar op de webstie van het CGVS) invullen door je arts.

Het CGVS voorziet ook in een opvolgingsprocedure voor gezinnen aan wie het CGVS de vluchtelingenstatus toekent omwille van een vrees voor vervolging op basis van vrouwelijke genitale verminking van je dochter. Als je als ouder op basis van dit motief de vluchtelingenstatus ontving, zal je jaarlijks een medisch attest aan het CGVS moeten voorleggen dat bewijst dat je dochter geen genitale verminking heeft ondergaan.

Bijzondere procedurele noden

Het CGVS kan rekening houden met eventuele bijzondere procedurele noden die bij het doen van je verzoek om internationale bescherming bij DVZ werden vastgesteld. Je kan ook tijdens je asielprocedure nog schriftelijk bijzondere procedurele noden signaleren aan het CGVS. Of de opvangstructuur kan dit ook doen, op voorwaarde dat je akkoord gaat.

Het CGVS zal tegemoetkomen aan deze noden indien:

• je anders je rechten en plichten in de asielprocedure niet ten volle zou kunnen uitoefenen
• je noden voldoende zijn aangetoond

Bijzondere procedurele noden gaan over de procedure en dus niet over de inhoudelijke beoordeling van je verzoek. Het CGVS kan bijvoorbeeld een vrouwelijke of mannelijke tolk voorzien, of het persoonlijk onderhoud uitvoeren door een protection officer die opgeleid is om minderjarigen, slachtoffers van seksueel geweld of personen die werden vervolgd omwille van genderidentiteit te interviewen.

Wanneer de voorwaarden voldaan zijn, wordt verder ook geen gebruik gemaakt van versnelde procedures of procedures aan de grens.

Heroverweging beschermingsstatuut

In het kader van een mogelijke intrekking of opheffing van een beschermingsstatuut kan het CGVS je oproepen voor een persoonlijk onderhoud of je vragen schriftelijk de redenen te geven waarom de status moet behouden blijven. 

Een oproepingsbrief moet een termijn van minstens vijftien kalenderdagen respecteren tussen de kennisgeving van de oproeping en het persoonlijk onderhoud. 

Je hebt ook vijftien kalenderdagen vanaf de kennisgeving van het verzoek om schriftelijk de redenen te geven voor het behoud van de status. 

Minderjarige asielzoekers

In het geval van minderjarige verzoekers om internationale bescherming, zal de protection officer gebruik maken van specifieke gespreksmethoden.

Afghaanse minderjarige asielzoekers

Als je als Afghaanse minderjarige een verzoek om internationale bescherming indiende in België, ontvang je voorafgaandelijk aan het persoonlijk onderhoud bij het CGVS een lijst met vragen over je familie, je identiteitsdocumenten en je reisdocumenten. Het CGVS gebruikt dit document ter voorbereiding van het persoonlijk onderhoud. Je kan de vragenlijst invullen samen met je voogd en/of advocaat. Binnen de maand na de verzending moet je de ingevulde vragenlijst per aangetekend schrijven terugbezorgen aan het CGVS.

Begeleide minderjarigen en hun recht om gehoord te worden

Wanneer een begeleide minderjarige geen eigen verzoek om internationale bescherming heeft en dus de procedure volgt van de ouders, kan de minderjarige toch gehoord worden door het CGVS, onder volgende voorwaarden:

• instemming van de minderjarige
• er zijn bijzondere redenen
• het is in het belang van de minderjarige

De minderjarige kan ook zelf vragen om gehoord te worden tot vijf dagen voor het persoonlijk onderhoud van de ouders.

Dit gehoor is niet hetzelfde als een persoonlijk onderhoud en peilt naar de mening van de minderjarige. Er geldt geen minimumleeftijd, maar de minderjarige moet voldoende onderscheidingsvermogen en inzicht hebben om een eigen mening mogelijk te maken.

Wanneer het gehoor niet plaatsvindt, kan dit geen negatieve invloed hebben op de beslissing en de inhoud kan in principe niet gebruikt worden tegen de ouders tenzij:

• de minderjarige bijzonder ernstige feiten aanhaalt die niet werden aangehaald door de ouders
• wanneer zou blijken dat de minderjarige in gevaar is.

Een advocaat en eventueel een vertrouwenspersoon moeten verplicht aanwezig zijn na een eerste oproeping tot gehoor. Na latere oproepingen kan het gehoor ook zonder advocaat of vertrouwenspersoon plaats vinden. 

In het geval de begeleide minderjarige een eigen verzoek om internationale bescherming deed, wordt wel steeds een volwaardig persoonlijk onderhoud gehouden, op voorwaarde dat de minderjarige voldoende onderscheidingsvermogen heeft. Er wordt rekening gehouden met de leeftijd, maturiteit en kwetsbaarheid. Ook in dit geval moet de advocaat en eventueel een vertrouwenspersoon enkel bij het eerste persoonlijk onderhoud verplicht aanwezig zijn.