Apostille

Voor bepaalde landen geldt, in plaats van de gewone legalisatieprocedure, de (vereenvoudigde) mogelijkheid van de apostille. Dit werd ingevoerd door het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten (het Apostilleverdrag).

Een apostille is een certificaat dat aan een document wordt toegevoegd om de vormelijke juistheid ervan te bevestigen. Dit certificaat vervangt dan de legalisatie.

Een apostille is mogelijk ten aanzien van de landen die partij zijn bij het Haagse Apostilleverdrag van 1961.

Let op: sommige landen die partij zijn bij het Apostilleverdrag verzetten zich tegen de toetreding van andere landen tot het Verag. De documenten uit deze landen moeten wel gelegaliseerd worden om voorgelegd te worden in het land dat zich verzette. Dit ondanks het feit dat deze landen partij zijn bij het Apostilleverdrag. Zo verzette België zich tegen de toetreding van de Dominicaanse Republiek. U kan dit controleren in de kolom ‘type’ in de lijst van partijen die zijn toegetreden tot het Apostilleverdrag.

Aanvraag

Om je document van een apostille te laten voorzien, moet je het document in je land van herkomst voorleggen aan de bevoegde autoriteiten. Welke autoriteit bevoegd is, verschilt per land. Je kan dit nakijken op de website van de Haagse Conferentie.

De apostille wordt aan het document vastgemaakt zodat het onmogelijk is om die eraf te halen zonder dat dit zichtbaar is. De titel vermeldt in het Frans: 'Convention de La Haye du 5 octobre 1961'. De apostille is voor de rest opgesteld in het Frans, Engels of een oficiële taal van het land van herkomst. Soms heeft de apostille ook twee of meer talen, bijvoorbeeld een officiële taal van de land van bestemming als tweede taal. 

Wil je een apostille aanvragen voor een Belgisch document dat je wilt gebruiken in een land dat partij is bij het Apostilleverdrag? Sinds 1 mei 2018 worden voor Belgische documenten alleen elektronische apostilles (e-apostille) afgeleverd. Voorlopig is het enkel de overheid die het document aflevert, die het document kan doorsturen naar de legalisatiedienst. U dient hen dus op de hoogte te brengen van het land waar u het document wenst voor te leggen, en zij dienen vervolgens de aanvraag tot apostillering door naar de betrokken dienst.  

Inhoud apostille

De apostille moet de volgende tien gegevens bevatten:

• het land van herkomst van het document
• de naam van de persoon die het document heeft ondertekend
• de hoedanigheid waarin de persoon het document heeft ondertekend
• de zegel of de stempel van de autoriteit die het document heeft afgegeven
• de plaats waar het document een apostille heeft gekregen
• de datum waarop het document een apostille heeft gekregen
• de autoriteit die de apostille heeft aangebracht. De namen van de autoriteiten die in de verschillende landen bevoegd zijn apostilles aan te brengen, staan op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht.
• het volgnummer. Dit nummer komt overeen met een nummer in een register zodat de ontvanger van de apostille dit kan verifiëren bij degene die de apostille afgeeft.
• de stempel of zegel van de autoriteit die de apostille heeft aangebracht
• de handtekening van de persoon die de apostille heeft aangebracht

De volgorde of indeling van deze gegevens kan verschillen. Wanneer het onmogelijk is om de herkomst van de apostille af te leiden of wanneer de vorm drastisch verschilt van het model, wordt de apostille niet aanvaard. Wanneer de apostille duidelijk identificeerbaar is, mag het enkele feit dat het formaat niet identiek is aan het voorbeeld geen reden tot weigering zijn.

Als de apostille verdere inlichtingen bevat, bijvoorbeeld over het beperkt effect van de apostille, staat dit buiten het kader met de essentiële informatie.

Als men twee of meer documenten heeft die door dezelfde persoon zijn ondertekend en die voor hetzelfde doel gebruikt zullen worden, is één apostille voldoende. Wanneer de documenten echter door verschillende mensen ondertekend zijn, moet elk een afzonderlijk een apostille krijgen. Ook als je de documenten voor verschillende doeleinden nodig hebt, heb je voor elk document afzonderlijk een apostille nodig.