Hoe verloopt de legalisatie?

Hoe vraag je een legalisatie aan?

Je hoeft de legalisatie niet persoonlijk aan te vragen. De stukken kunnen ook bij de bevoegde autoriteit worden aangeboden door een familielid, een advocaat, een vriend, enzovoort. Ze hebben hiervoor geen volmacht nodig. Documenten die door een privépersoon zijn ondertekend, moeten wel door die persoon zelf worden aangeboden.

Het doel van het document waarvan de legalisatie aangevraagd wordt, mag niet in overweging worden genomen bij de behandeling van je aanvraag. 

Hoe verloopt de procedure van legalisatie?

De legaliserende ambtenaar controleert de echtheid van het document en legaliseert het document op elektronische wijze of brengt een sticker aan op het voorgelegde document. Dit gebeurt via een informaticasysteem (eLegalisation). Als je je document voorlegt ter legalisatie, wordt het document in het systeem ingebracht. Deze gegevens blijven in het systeem gedurende 75 jaar. Je hebt als verzoeker gedurende 10 jaar toegang tot het elektronisch opgeslagen document. 

Op elk gelegaliseerd document staat een controlecijfer dat bestaat uit een aaneengesloten reeks van 12 tot 16 cijfers. Dit cijfer wordt in de ambassade of het consulaat aangemaakt door een speciaal computerprogramma. De gemeente kan het controlecijfer invoeren en verifiëren op de website:http://Legalweb.diplomatie.be. Op het scherm verschijnt dan de naam van de post en de datum waarop het document werd gelegaliseerd. 

Je kan een buitenlands document dat gelegaliseerd is door een ambassade of een consulaat van België, en waarop dus een sticker staat met een controlecijfer van minstens 12 tot 16 cijfers, aan een Belgische overheid voorleggen. 

Wat te doen bij een mogelijk inhoudelijk gebrek?

Merkt de legaliserende ambtenaar bij de legalisatie op het eerste zicht een inhoudelijk gebrek op? Dan kan hij dat formeel noteren, zodat degene die later hetzelfde stuk ontvangt gewaarschuwd is. De legaliserende ambtenaar kan altijd een onderzoek ten gronde aanvragen.

De legaliserende ambtenaar kan op twee manieren een inhoudelijk gebrek noteren.

Hij kan:

• zijn opmerking vermelden op de legalisatiesticker zelf
• op de sticker verwijzen naar de volledige tekst van de opmerking. De volledige tekst kan op de keerzijde van het stuk of op een afzonderlijk blad dat wordt vastgehecht aan het stuk staan.

Onderzoek naar een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte

Bij ernstige twijfel kan elke Belgische overheid waaraan het gelegaliseerd document werd voorgelegd een onderzoek vragen naar:

• de echtheid
• de conformiteit aan de lokale wetgeving of
• de inhoudelijke authenticiteit van het document

Dat staat in artikel 34 Consulair Wetboek.

Deze overheid kan een ambtenaar van burgerlijke stand zijn, de Dienst Vreemdelingenzaken, de procureur des Konings, een rechtbank, enzovoorts. Het zou dus ook kunnen gaan om een onderzoek naar de grondvoorwaarden, onafhankelijk van het onderzoek naar de vorm eigen aan de legalisatie. Het Koninklijk Besluit van 8 maart 2020 bepaalt dat de legaliserende overheid de legalisatie van een document kan weigeren op basis van het resultaat van een dergelijk onderzoek. Als het zou gaan om een grondvoorwaarde voor de erkenning van het buitenlandse document, is dit in strijd met het principe van legalisatie zelf. Legalisatie is immers in kern een formele controle die anders is dan de controle in het kader van de erkenning van het buitenlandse document. Erkenning van buitenlandse documenten is aan andere regels onderworpen. 

Aanvraag

De omzendbrief van 14 januari 2015 beschrijft de procedure die je als Belgische overheid moet volgen om een onderzoek aan te vragen voor een voorgelegd buitenlands document.

Je richt een schriftelijk verzoek tot de Dienst C3.5 - Legalisatie en Bestrijding van documentairie fraude van FOD Buitenlandse Zeken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Het adres is: Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel.                        

Daarvoor vul je het als bijlage aan de omzendbrief gehecht formulier 'Aanvraag van onderzoek van een buitenlands document' in en stuur je het naar de hierboven vermelde dienst. Met het origineel document en het bewijs van betaling van 50 euro voor het onderzoek. Hierbij vermeld je duidelijk de reden waarom je het onderzoek aanvraagt. Bijvoorbeeld “Rekening houdend met document X dat meldt dat de betrokken persoon ongehuwd is, en met document Y dat meldt dat betrokken persoon gehuwd is, gelieve een onderzoek in te stellen om de burgerlijke staat van de betrokken persoon te bepalen.”.

Procedure

De Dienst Legalisatie maakt het verzoek over aan de ambassade of het consulaat dat de legalisatie uitvoerde. De ambassade of het consulaat leidt het onderzoek. Het onderzoek gebeurt door een van de volgende instellingen:

• de consulaire beroepspost zelf
• de diensten van een consulaire beroepspost van een lidstaat van de EU
• een expert die werd aangesteld door de consulaire beroepspost

Onderzoek consulair hoofd op eigen initiatief

De omzendbrief van 14 januari 2015 bepaalt echter dat het consulair posthoofd op eigen initiatief een onderzoek kan voeren als:een buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse authentieke akte ter legalisatie wordt voorgelegd. Dan gebeurt het onderzoek voor de legalisatie, die in afwachting van het resultaat wordt opgeschort.

Het consulair posthoofd zou zelfs een onderzoek kunnen vragen van een gelegaliseerd, geapostilleerd of van legalisatie vrijgesteld buitenlandse document. 

Het resultaat van het onderzoek wordt op de akte vermeld. Op een gelegaliseerd buitenlandse document worden dus eventuele inhoudelijke opmerkingen vermeld. Het is daarna nog altijd aan de ontvangende overheid om te oordelen of zij het buitenlandse document kan erkennen. 

Een andere situatie doet zich echter voor als de legalisatie van een buitenlands document wordt geweigerd of oneindig wordt opgeschort. De ontvangende overheid zal zich dan niet uitspreken over de geldigheid van het document in kwestie. Artikel 30 Wetboek IPR bepaalt immers dat een buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse authentieke akte moet worden gelegaliseerd om in België te worden voorgelegd. Als burgers moeilijkheden ondervinden bij het verkrijgen van de nodige legalisatie, betekent dit praktisch dat hun dossier niet verder kan worden behandeld.

Weigering van legalisatie

Een legalisatie kan geweigerd worden in de volgende gevallen:

• De handtekening is niet die van de bevoegde ambtenaar.
• De ondertekenende ambtenaar is niet bevoegd.
• De zegel of de stempel is vals, vervalst of ongewoon.
• Om redenen van openbare orde.

Openbare orde

De omzendbrief van 14 januari 2015 vermeldt dat legalisatie ook geweigerd kan worden als het ingediende document strijdig met de Belgische openbare orde wordt beoordeeld. De omzendbrief preciseert niet of het gaat om de interne openbare orde, zoals bedoeld in artikel 6 van het Burgerlijk Wetboek, of de internationale openbare orde, zoals beschreven in artikel 21 van het Wetboek IPR. 

Document in een vreemde taal

Als het document opgesteld is in een vreemde taal die voor het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken onverstaanbaar is, kan hij vragen om een officiële vertaling in een begrijpbare taal, voordat het document wordt gelegaliseerd. Als een dergelijke vertaling niet wordt ingediend, zal de legalisatie worden geweigerd.

Voor documenten uit de EU voorziet de Legalisatieverordening in meertalige modelformulieren die als vertaalhulp worden gehecht aan openbare documenten. Bij aanhechting van een dergelijk formulier, is er verder geen vertaling meer nodig. Voorwaarde is wel dat  de ontvangende overheid op die manier over voldoende informatie beschikt.

Betekening van weigering

Als het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken vaststelt dat niet aan de voorwaarden is voldaan om een document te legaliseren, deelt hij zijn gemotiveerde beslissing mee aan de aanvrager. Dit doet hij per aangetekende brief met ontvangstbewijs.