Wat is legalisatie?

Legalisatie

Bij legalisatie wordt de oorsprong van een document gecontroleerd. Legalisatie is de officiële bevestiging door de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België dat:

• de handtekening van de (buitenlandse) ambtenaar die een document ondertekende,
• het zegel of
• de stempel op het document echt is.
• Of dat de persoon die het document ondertekende daarvoor bevoegd was.

Legalisatie gaat over de vorm van het document, maar bevestigt niet dat de inhoud ervan correct is. 

Wat is legalisatie bij uitbreiding?

Bij legalisatie bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserende ambtenaar gelegaliseerd: de zogenoemde ‘legalisatie in cascade’. Hierbij wordt dus niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf gelegaliseerd, maar ook de handtekening van de ambtenaar die het stuk legaliseert.

Wie is bevoegd?

Zowel beroepsposten als ereconsulaten kunnen documenten legaliseren. Bij gebrek hieraan, gebeurt de legalisatie door de minister van Buitenlandse Zaken (artikel 30 § 2 wetboek IPR).

Elke handtekening, zegel of stempel wordt gelegaliseerd door degene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, zegel of stempel kent. De bevoegde ambtenaar kent de handtekening, zegel of stempel wanneer hij over een model (=specimen) daarvan beschikt. Beschikt hij niet over een model, dan zijn er vooraf verschillende legalisaties nodig. Bijvoorbeeld door de lokale ambtenaar van de burgerlijke stand, Ministerie van Justitie of Ministerie van Buitenlandse Zaken en pas dan door een Belgische ambassade of een Belgisch consulaat.

Om lange en dure legalisatieprocedures in te korten of zelfs te vermijden, is het dan ook belangrijk dat de ambassades en consulaten modellen verzamelen van handtekeningen, zegels en stempels die regelmatig moeten worden gelegaliseerd.

Als er geen Belgische diplomatieke post is in het land of de streek waar het document werd afgegeven, gebeurt de legalisatie door de buitenlandse diplomatieke post die de belangen van België behartigt.

Wat is legalisatie niet?

De omzendbrief van 14 januari 2015 verduidelijkt ook wat legalisatie niet is. Het is geen nazicht van de vorm (juridische vorm, conformiteit met lokale wetgeving), noch van de inhoud (juistheid van de vermelde feiten) van een document. Daarom wordt de volgende formule systematisch in de legalisatieformule opgenomen: “Deze legalisatie waarborgt niet de authenticiteit van de inhoud van het document.”.

Vrijstelling van legalisatie

Voor een heel aantal landen geldt een vereenvoudigde vorm van legalisatie, namelijk de apostille. Dat geldt voor de landen die partij zijn bij het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten (het Apostilleverdrag).

Voor documenten uit landen van de EU geldt een vrijstelling op basis van de Openbare Documenten Verordening. Voor afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand uit het Verenigd Koninkrijk geldt een vrijstelling op basis van de bilaterale overeenkomst tussen België en het Verenigd Koninkrijk van 21 december 1928. Andere openbare documenten uit het Verenigd Koninkrijk moeten sinds de Brexit worden voorzien van een apostille.

Voor welke landen de legalisatie, de apostille of de vrijstelling geldt, kan worden nagegaan op www.diplomatie.belgium.be (per categorie van document en per land). Als legalisatie vereist is, wordt verder doorverwezen naar de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België in het desbetreffende land. Bij apostille wordt doorverwezen naar de bevoegde lokale overheid. Welke lokale overheden bevoegd zijn, kan je nakijken op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht: Verdrag van Den Haag. 

Daarnaast regelt de Overeenkomst van Wenen van 8 september 1976 het gebruik van geüniformiseerde meertalige formulieren voor uittreksels uit akten van de burgerlijke stand (geboorte, huwelijk en overlijden). Internationaal meertalige uittreksels zijn vrijgesteld van legalisatie wanneer ze circuleren tussen verdragsstaten bij de Conventie van Wenen. Een meertalig geboorteattest uit een andere verdragsstaat kan in België worden erkend zonder legalisatie of apostille. Anderzijds kan ook de ambtenaar van de burgerlijke stand in België meertalige uittreksels afleveren die in het buitenland kunnen worden gebruikt zonder legalisatie of apostille. Sinds de inwerkingtreding van de Overeenkomst van Straatsburg van 14 maart 2014 bestaat niet langer discussie over de vraag of een internationaal meertalig uittreksel mogelijk is voor een gelijkgeslachtelijk huwelijk.

Is legalisatie onmogelijk?

Soms is het onmogelijk om in een bepaald land een document te laten legaliseren. Dat is bijvoorbeeld het geval voor documenten uit Somalië. Er kan dan door de bevoegde ambassade, het bevoegd consulaat of de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken in principe een negatief attest worden afgeleverd. De FOD Buitenlandse Zaken communiceerde in september 2017 echter dat ze niet langer negatieve attesten wenst af te geven. 

Is een buitenlands document niet gelegaliseerd en staat de onmogelijkheid om te laten legaliseren vast? Dan zou een ontvangende overheid er toch voor kunnen kiezen om een niet-gelegaliseerd document te beoordelen, rekening houdend met alle documenten in het dossier. De authenticiteit van een buitenlands document zou op een andere manier kunnen worden aangetoond dan louter door de legalisatiestempel.

Voor verdere vragen in verband met legalisaties kan u terecht bij Dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken.