Legalisatie van buitenlandse documenten

In het kort

Wil je een buitenlands document gebruiken in België? Dan moet je het document in principe eerst laten legaliseren. Bij een legalisatie worden alleen de handtekening, het zegel, of de stempel op het document nagegaan. De inhoud wordt niet gecontroleerd. Dat gebeurt pas bij de erkenning van het document door de overheid aan wie het wordt voorgelegd. Door internationale verdragen zijn documenten uit bepaalde landen vrijgesteld van legalisatie, of zijn ze onderworpen aan een vereenvoudigde vorm van legalisatie: de apostille. 

Wat is legalisatie?

Artikel 30 van het Wetboek van internationaal privaatrecht (WIPR) bepaalt dat een buitenlands vonnis of een buitenlandse akte moet worden gelegaliseerd om in België te worden gebruikt. Bij een legalisatie worden de handtekening, het zegel, of de stempel op een buitenlands document gecontroleerd. De bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België gaat na of die elementen authentiek zijn. Ook wordt nagegaan of de persoon die het document ondertekende daarvoor bevoegd was. Als dat het geval is, wordt het document gelegaliseerd. Een Belgische instantie kan de legalisatie van een document controleren via de website Legalweb.

Dat een document gelegaliseerd is, betekent dus niet dat de vermelde feiten op het document correct zijn. Bij een legalisatie wordt de inhoud niet gecontroleerd. Er wordt ook niet nagegaan of het document de juiste juridische vorm heeft of in overeenstemming met lokale wetgeving is opgesteld. Het is aan de rechter of de ambtenaar die een buitenlands document voorgeschoteld krijgt om dat te bepalen en het document eventueel te erkennen. Daarom wordt de volgende zin systematisch in de legalisatie opgenomen: 'Deze legalisatie waarborgt niet de authenticiteit van de inhoud van het document'.

Hoe buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in België?

Je kan zelf de legalisatie van je document aanvragen, maar dat moet niet. Ook een familielid, je advocaat, een vriend of nog iemand anders kunnen je document bij de bevoegde autoriteit aanbieden voor legalisatie. Ze hebben daarvoor geen volmacht nodig. Documenten die door een privépersoon zijn ondertekend, moeten wel door die persoon zelf worden aangeboden.  

Bij welke instantie dien je je aanvraag in? 

Je moet je document laten legaliseren door: 

  1. een ambtenaar van een Belgische diplomatieke of consulaire post in het land waar het document is opgesteld. Je moet je dus eerst informeren bij de bevoegde Belgische ambassades/consulaten ter plaatse.
  2. als er geen Belgische diplomatieke of consulaire post is in het land of de streek waar het document is opgesteld: een ambtenaar van de buitenlandse diplomatieke post die in dat land of die streek de belangen van België behartigt
  3. als er geen vertegenwoordiging van België is: de minister van Buitenlandse Zaken (artikel 30, § 2 Wetboek IPR). Dat gebeurt momenteel niet in de praktijk.

Voorafgaande legalisatie

Als de bevoegde ambassade of het consulaat niet beschikt over een model (=specimen) van de handtekening, het zegel, of de stempel op je document, moet het document eerst nog voorgelegd worden aan een binnenlandse autoriteit die de handtekening voorafgaand kan legaliseren. Een voorafgaande legalisatie kan bijvoorbeeld gebeuren door een ambtenaar van de burgerlijke stand, het Ministerie van Justitie, of het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Pas daarna kan de Belgische ambassade of het consulaat in het buitenland overgaan tot legalisatie. 

Merk op. Het doel van het document waarvan je de legalisatie aanvraagt, mag niet in overweging worden genomen bij de behandeling van je aanvraag. 

 

De bevoegde ambtenaar controleert de echtheid van je document. De ambtenaar gaat na of de handtekening, het zegel, of de stempel op je document authentiek zijn en of de ambtenaar die je document eventueel ondertekende daarvoor bevoegd was. 

Wat als de ambtenaar een inhoudelijk gebrek opmerkt?

De ambtenaar kan een op het eerste zicht opgemerkt inhoudelijk gebrek formeel noteren. Op die manier zijn de personen die later in contact komen met het document, gewaarschuwd. Een inhoudelijk gebrek kan op 2 manieren genoteerd worden:

  • op de legalisatiesticker zelf 
  • op de keerzijde van het document of op een afzonderlijk blad dat wordt vastgehecht aan het document. Op de legalisatiesticker wordt daarnaar verwezen. 

Daarnaast kan de ambtenaar een onderzoek ten grondeaanvragen op basis van artikel 34 Consulair Wetboek.

De ambtenaar legaliseert je document 

Als de handtekening, de stempel, of het zegel authentiek zijn, legaliseert de ambtenaar je document op elektronische wijze of door er een sticker op aan te brengen. Dat gebeurt via een informaticasysteem (eLegalisation). Je document wordt in het systeem opgenomen wanneer je het voorlegt ter legalisatie. De gegevens blijven 75 jaar in het systeem. Je hebt er 10 jaar toegang tot. 

Op elk gelegaliseerd document staat een controlecijfer dat bestaat uit een aaneengesloten reeks van 12 tot 16 cijfers. Dat cijfer wordt in de ambassade of het consulaat aangemaakt door een speciaal computerprogramma. De gemeente kan het controlecijfer invoeren en verifiëren op de website Legalweb. Op het scherm verschijnt dan de naam van de post en de datum waarop je document werd gelegaliseerd. 

Je kan een buitenlands document dat gelegaliseerd is door een ambassade of een consulaat van België, en waarop dus een sticker staat met een controlecijfer van minstens 12 tot 16 cijfers, aan een Belgische overheid voorleggen. 

De ambtenaar weigert je document te legaliseren 

Je aanvraag tot legalisatie van een document kan geweigerd worden in de volgende gevallen: 

  • De handtekening is niet die van de bevoegde ambtenaar.
  • De ondertekende ambtenaar is niet bevoegd.
  • De zegel of de stempel is vals, vervalst of ongewoon.
  • Je hebt geen vertaling voorgelegd wanneer daarom gevraagd werd.

Als het document is opgesteld in een vreemde taal die voor het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken onverstaanbaar is, kunnen ze een officiële vertaling in een begrijpbare taal vragen. Als de gevraagde vertaling niet wordt ingediend, zullen ze de legalisatie weigeren. 

Voor documenten uit de Europese Unie voorziet de Openbare documenten verordening in meertalige modelformulieren die als vertaalhulp worden gehecht aan openbare documenten. Als je zo'n formulier aan je document hecht, is er verder geen vertaling meer nodig. Voorwaarde is wel dat de ontvangende overheid op die manier over voldoende informatie beschikt.

  • Om redenen van openbare orde.

Volgens de omzendbrief van 14 januari 2015 kan legalisatie geweigerd worden als het ingediende document in strijd is met de Belgische openbare orde. De omzendbrief preciseert niet of het gaat om de interne openbare orde, zoals bedoeld in artikel 6 van het Burgerlijk Wetboek, of de internationale openbare orde, zoals beschreven in artikel 21 van het Wetboek IPR. 

Artikel 6 van het Koninklijk Besluit van 8 maart 2020 bepaalt dat de legaliserende overheid de legalisatie van een document kan weigeren op basis van het resultaat van het onderzoek dat op grond van artikel 34 Consulair Wetboek gevoerd werd. Dat geldt ook als het ging om een onderzoek naar de inhoud van het document. Dat is in strijd met het principe van legalisatie waarvoor alleen een formele controle vereist is. Voor de erkenning van een buitenlands document, iets anders dan legalisatie, is wel een inhoudelijke controle vereist. De erkenning is aan andere regels onderworpen.

De ambtenaar moet de weigering motiveren. 

Het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken moet je met een gemotiveerde beslissing op de hoogte brengen dat niet aan de voorwaarden is voldaan om je document te legaliseren. Dat gebeurt per aangetekende brief met ontvangstbewijs.

Onderzoek naar een (gelegaliseerd) buitenlands document

Bij ernstige twijfel kan elke Belgische overheid waaraan een gelegaliseerd buitenlands document wordt voorgelegd een onderzoek vragen naar:
° de echtheid van het document
° de conformiteit van het document aan de lokale wetgeving
° de inhoudelijke authenticiteit van het document
Dat staat in artikel 34 Consulair Wetboek.

'De overheid' kan bijvoorbeeld een ambtenaar van de burgerlijke stand of Dienst Vreemdelingenzaken zijn, de procureur des Konings, of een rechtbank.

De ambtenaar die een buitenlands document moet legaliseren, kan op eigen initiatief een onderzoek opstarten. In dat geval kan het resultaat van het onderzoek leiden tot een weigering van legalisatie.

De omzendbrief van 14 januari 2015 beschrijft de procedure die je als Belgische overheid moet volgen om een onderzoek aan te vragen voor een voorgelegd buitenlands document.

Je richt een schriftelijk verzoek tot de Dienst C3.5 - Legalisatie en Bestrijding van documentaire fraude van FOD Buitenlandse Zeken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Het adres is: Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel.                        

Stuur het ingevulde formulier 'Aanvraag van onderzoek van een buitenlands document' naar de hierboven vermelde dienst, samen met het origineel buitenlands document en het bewijs van betaling van 50 euro voor het onderzoek. Het formulier is als bijlage opgenomen bij het Koninklijk Besluit van 8 maart 2020. 

Vermeld duidelijk de reden waarom je het onderzoek aanvraagt. Bijvoorbeeld: “Rekening houdend met document X dat meldt dat de betrokken persoon ongehuwd is, en met document Y dat meldt dat betrokken persoon gehuwd is, gelieve een onderzoek in te stellen om de burgerlijke staat van de betrokken persoon te bepalen.”

De dienst Legalisatie van FOD Buitenlandse Zaken bezorgt het verzoek aan de ambassade of het consulaat dat de legalisatie uitvoerde. De ambassade of het consulaat leidt het onderzoek. Het onderzoek gebeurt concreet door één van de volgende instellingen:

  • de consulaire beroepspost zelf
  • de diensten van een consulaire beroepspost van een lidstaat van de Europese Unie
  • een expert die werd aangesteld door de consulaire beroepspost

De omzendbrief van 14 januari 2015 bepaalt dat het consulair posthoofd op eigen initiatief een onderzoek kan voeren als een buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse authentieke akte ter legalisatie wordt voorgelegd. Het onderzoek gebeurt dan vóór de legalisatie, die in afwachting van het resultaat wordt opgeschort.

Het consulair posthoofd kan eveneens een onderzoek vragen van een gelegaliseerd, geapostilleerd of van legalisatie vrijgesteld buitenlands document. 

Het resultaat van het onderzoek wordt op de akte vermeld. Op een gelegaliseerd buitenlands document worden dus eventuele inhoudelijke opmerkingen vermeld. Het is daarna nog altijd aan de ontvangende overheid om te oordelen of zij het buitenlandse document erkent. 

Een andere situatie doet zich voor als de legalisatie van een buitenlands document wordt geweigerd of oneindig wordt opgeschort. De ontvangende overheid zal zich dan niet uitspreken over de geldigheid van het document. Artikel 30 Wetboek IPR bepaalt immers dat een buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse authentieke akte moet worden gelegaliseerd om in België voorgelegd te kunnen worden. Als burgers moeilijkheden ondervinden bij het verkrijgen van de nodige legalisatie, betekent dat dat hun dossier niet verder kan worden behandeld.

Wat als legalisatie onmogelijk is?

Kan een buitenlands document onmogelijk of zeer moeilijk gelegaliseerd worden? Dan kan een Belgische overheid die met het document geconfronteerd wordt er toch voor kiezen om de geldigheid ervan te beoordelen en het eventueel te erkennen als er redelijkerwijze geen twijfel is over de authenticiteit van de akte. De ambtenaar kan daarvoor een beroep doen op artikel 24, §2 Wetboek IPR dat toelaat om in specifieke gevallen vrijstelling van de legalisatievereiste te verlenen. Het artikel vermeldt alleen 'de rechter', maar overeenkomstig de Memorie van Toelichting is het ook van toepassing op de ambtenaar van de burgerlijke stand (Memorie van Toelichting Wetsvoorstel houdende Wetboek Internationaal Privaatrecht, Doc Sénat, 3-27/1, p. 54).

Documenten uit Somalië kunnen niet gelegaliseerd worden. In de huidige situatie kunnen we aannemen dat het ook voor Afghaanse documenten uiterst moeilijk kan zijn om documenten correct gelegaliseerd te krijgen. In die gevallen, wanneer de ambtenaar zich voldoende geïnformeerd acht, moet het mogelijk zijn om welbepaalde documenten vrij te stellen van de legalisatievereiste. In het bijzonder wanneer legalisatie onmogelijk is omwille van aantoonbare overmacht. Het is dan niet redelijk om te blijven vasthouden aan de legalisatievereiste. Zeker aangezien de legalisatie enkel een formele controle is en verder geen uitsluitsel geeft over de inhoud van het document. 

Voor verdere vragen over legalisatie kan je terecht bij de dienst Legalisatie van FOD Buitenlandse Zaken: elegalisation@diplobel.fed.be.

Vrijstelling van legalisatie

Door internationale overeenkomsten hoeven documenten uit een groot aantal landen niet meer gelegaliseerd te worden. Voor sommige landen volstaat een vereenvoudigde vorm van legalisatie (de apostille), anderen zijn volledig vrijgesteld.

Voor documenten uit een groot aantal landen geldt een vereenvoudigde vorm van legalisatie: de apostille. Het gaat om documenten uit landen die partij zijn bij het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van de vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten (het Apostilleverdrag).

Voor documenten uit landen van de Europese Unie geldt sinds 2016 een vrijstelling op basis van de Openbare documenten verordening

Voor afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand uit het Verenigd Koninkrijk geldt een vrijstelling op basis van de bilaterale overeenkomst tussen België en het Verenigd Koninkrijk van 21 december 1928. 

Opgelet! Alle andere openbare documenten uit het Verenigd Koninkrijk moeten sinds de Brexit voorzien worden van een apostille.

Geüniformiseerde meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand zijn vrijgesteld van legalisatie als ze circuleren tussen de verdragsstaten bij de Overeenkomst van Wenen van 8 september 1976 betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand. België is één van de verdragsstaten. Het gaat om geboorteattesten, huwelijksattesten en overlijdensattesten. 

Een meertalig geboorteattest uit een andere verdragsstaat kan dus in België worden erkend zonder legalisatie of apostille. Anderzijds kan ook de ambtenaar van de burgerlijke stand in België meertalige uittreksels afleveren die in een andere verdragsstaat kunnen worden gebruikt zonder legalisatie of apostille. 

Je kan hier per land nagaan of voor documenten uit dat land de legalisatie, de apostille of de vrijstelling geldt. Als legalisatie vereist is, wordt je verder doorverwezen naar de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België in het land in kwestie. Bij apostille wordt doorverwezen naar de bevoegde lokale overheid. Die lokale overheden kan je ook terugvinden op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht

De apostille: een vereenvoudigde vorm van legalisatie

Voor landen die partij zijn bij het Apostilleverdrag van 5 oktober 1961 geldt een vereenvoudigde vorm van legalisatie: de apostille. Dat is een certificaat dat aan een document wordt toegevoegd om de vormelijke juistheid ervan te bevestigen. Het certificaat vervangt de legalisatie.

Raadpleeg hier hetApostilleverdrag van Den Haag van 5 oktober 1961.

Raadpleeg hier de lijst van deelnemende staten. 

Opgelet. Bepaalde landen die partij zijn bij het Apostilleverdrag verzetten zich tegen de toetreding van andere landen tot het verdrag. De documenten uit laatst bedoelde landen moeten wel gelegaliseerd worden om voorgelegd te kunnen worden in de landen die zich verzetten. Raadpleeg de kolom ‘type’ in de lijst van deelnemende staten om te weten welke landen zich tegen welke landen verzetten. 

Je wil een apostille voor een buitenlands document

Je moet het document in je land van herkomst voorleggen aan de bevoegde autoriteiten. Welke autoriteit bevoegd is, verschilt per land. Je kan dat nagaan op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht.

Je wil een apostille voor een Belgisch document

Sinds 1 mei 2018 worden apostilles voor Belgische documenten alleen op elektronisch wijze afgegeven. De bevoegde autoriteit in België is de dienst Legalisatie van FOD Buitenlandse Zaken. Voor de aanvraag van een elektronische apostille (e-apostille) zijn er 2 mogelijke procedures: 

  • Via de website eLegalization. Voorlopig kan alleen de instantie die het document in kwestie heeft afgeleverd, gebruik maken van de website eLegalization om je document van een apostille te laten voorzien. Je moet die instantie op de hoogte brengen van het land waar je het document wil gebruiken. De instantie stuurt vervolgens de aanvraag tot apostillering door naar de dienst Legalisatie via de website eLegalization. 
  • Je dient je aanvraag in bij de loketten van de dienst Legalisatie (Karmelietenstraat 27, 1000 Brussel).

De papieren apostille wordt aan het document vastgemaakt zodat het onmogelijk is om de apostille eraf te halen zonder dat het zichtbare sporen achterlaat. De apostille heeft een Franse titel: 'Convention de La Haye du 5 octobre 1961'. De overige tekst is opgesteld in het Frans, Engels of een officiële taal van het land van herkomst. Soms is de apostille in 2 of meer talen opgesteld, bijvoorbeeld een officiële taal van het land van bestemming als tweede taal. 

Een apostille moet 10 standaardgegevens bevatten. Bekijk hier het voorbeeldmodel van een papieren apostille. 

Steeds meer landen maken gebruik van de elektronische apostille (e-apostille). Welke landen dat zijn, vind je in deze lijst.

E-apostilles kunnen digitaal gecontroleerd worden door het e-register van het herkomstland te raadplegen, ofwel door de QR-code te scannen. Een apostille aangebracht door de Belgische dienst Legalisatie, kan geconsulteerd worden via de website LegalWeb door het nummer en de datum in te voeren.

Papieren apostilles moeten 10 standaardgegevens bevatten (zie het voorbeeldmodel). De volgorde of de indeling van de gegevens kan verschillen. Wanneer het onmogelijk is om de herkomst van de apostille af te leiden of wanneer de vorm drastisch verschilt van het model, wordt de apostille niet aanvaard. Wanneer de apostille duidelijk identificeerbaar is, mag het enkele feit dat het formaat niet identiek is aan het voorbeeld geen reden tot weigering zijn. Verdere inlichtingen, bijvoorbeeld over het beperkt effect van de apostille, moeten buiten het kader met de 10 standaardgegevens staan.

Eén gemeenschappelijke apostille volstaat voor documenten die: 

  • door dezelfde persoon ondertekend zijn, én
  • voor hetzelfde doel gebruikt worden. 

Zodra 1 van de 2 voorwaarden niet vervuld is, moet je een afzonderlijke apostille voor elk document aanvragen.