Wat als een buitenlands document een foutieve vermelding bevat?

Als een buitenlands document een foutieve vermelding bevat, zijn er 4 mogelijke oplossingen.

De ambtenaar van de burgerlijke stand kan in bepaalde gevallen zelf een materiële vergissing rechtzetten in een akte van de burgerlijke stand, ook als het gaat om een buitenlandse akte. Die mogelijkheid geldt voor akten opgemaakt vanaf 31 maart 2019 (artikel 32 Herstelwet). 

Artikel 34, §1 BW somt limitatief op wat als materiële vergissing geldt:

  • een schrijf- of typfout in voor- of achternamen. Ook een verwisseling van voor- en achternaam valt daaronder.
  • een schrijf- of typfout in datum, plaats of uur
  • verwisseling van personen vermeld in de akte
  • ontbreken van voornamen of delen van een naam in een andere akte dan de eigen geboorteakte
    • De mogelijkheid om dat aan te passen via een verbetering door de ambtenaarkomt verwarrend dicht in de buurt van de mogelijkheid om een akte rechtstreeks te wijzigen (zie hieronder). Het verschil zit hem in de vraag of er al dan niet een akte aanwezig was op het moment dat de ambtenaar de andere akte opstelde. Als de akte die de fout illustreert, ter beschikking was op het moment van de opmaak van de akte, dan is er sprake van een materiële vergissing. Als de akte toen niet ter beschikking was en later wel opduikt, dan kan je eventueel terugvallen op een verbetering via een wijziging. De procedure van de materiële vergissing geniet wel de voorkeur. Alles wat onder haar toepassingsgebied valt, kan in principe niet via een gewijzigde akte.
  • diakritische tekens
  • gegevens van de getuigen
  • foutief of niet overnemen van gegevens in authentieke akten of officiële attesten
  • fouten in medische attesten of processen-verbaal

Om als ambtenaar zelf een akte te kunnen verbeteren, moeten volgende voorwaarden (cumulatief) voldaan zijn: 

  • De vergissing gebeurde op het ogenblik van de opmaak of wijziging van de akte.
  • Het gegeven stond wel correct op een akte of attest dat de ambtenaar van de burgerlijke stand op dat moment ter beschikking had (of dat de ambtenaar ‘had moeten nakijken’ op moment van opmaak/wijziging).
  • Bovenstaande kan bewezen worden aan de hand van die akte.

Valt een fout niet onder het concept of het toepassingsgebied van de materiële vergissing? Dan is de procedure ter verbetering van de akte voor de familierechtbank aangewezen.

Overeenkomstig artikel 31, § 2 BW kan een ambtenaar van de burgerlijke stand een akte wijzigen op basis van gegevens in een andere akte. 

Als een akte door gebrek aan informatie fouten of onvolledigheden bevat, kan de ambtenaar de akte wijzigen als later een andere akte wordt voorgelegd met de ontbrekende informatie.

Die regel kan in het bijzonder toegepast worden voor de wijziging van persoonsgegevens in akten van vreemdelingen waarvan er in het land van herkomst een verschil is tussen de persoonsgegevens op het paspoort en op akten van de burgerlijke stand. Dat lijdt ertoe dat de gegevens in het vreemdelingenregister, die gebaseerd zijn op het paspoort, verschillen van de gegevens in akten van de burgerlijke stand. 

In de omzendbrief van 24 augustus 2020 tot modernisering en informatisering van de burgerlijke stand worden een aantal interessante toepassingsgevallen aangehaald:

  • Het toevoegen van een patroniem of middle name. Als het paspoort geen patroniem vermeldt, maar het volgens de regels van het herkomstland wel deel uitmaakt van iemands naam, kan het patroniem of de middle name toegevoegd worden aan een akte van de burgerlijke stand op basis van een nadien voorgelegde geboorteakte. 
    • Bijvoorbeeld: Een Russisch paspoort bevat geen patroniem, terwijl dat wel deel uitmaakt van iemands naam volgens het Russische naamrecht. Als een Russisch onderdaan is ingeschreven op basis van zijn paspoort en er in België een kind wordt geboren, wordt in de Belgische geboorteakte een onvolledige naam  opgenomen. Indien nadien een Russische geboorteakte van de ouder wordt voorgelegd, kan de Belgische geboorteakte worden gewijzigd door de ABS. 
  • Aanpassing van afgekorte of niet opgenomen voornamen. 
    • Bijvoorbeeld: Een vreemdeling is ingeschreven in het rijksregister op basis van zijn paspoort, maar daardoor werden een aantal voornamen afgekort of werden ze simpelweg niet opgenomen. In België wordt zijn kind geboren en hij wordt als vader vermeld met de naam zoals opgenomen in het rijksregister. Later kan hij een geboorteakte voorleggen waaruit de volledige voornaam blijkt. De nadien voorgelegde geboorteakte is voldoende basis om de geboorteakte van zijn kind te wijzigen en de voornaam voluit te schrijven of toe te voegen.
  • Aanpassing van afgekorte of niet opgenomen familienamen. Wanneer de familienaam niet in het paspoort is opgenomen, maar nadien wel blijkt uit een akte, kan een reeds opgestelde akte worden gewijzigd op basis daarvan. 
    • Bijvoorbeeld: Irakezen worden op basis van hun paspoort ingeschreven met eigennaam – vadersnaam – grootvadersnaam. Ze hebben echter ook over een familienaam. Een daartoe voorgelegde geboorteakte is voldoende om een wijziging te rechtvaardigen.
  • Huwelijksnaam. Een naamswijziging naar aanleiding van een huwelijk in het buitenland kan worden opgenomen in bijvoorbeeld de geboorteakte van het kind.
  • Een ontbrekende, of foute, geboorteplaats. 
    • Bijvoorbeeld: Op het moment dat je een verklaring aflegt om de Belgische nationaliteit te verkrijgen, wordt een buitenlandse geboorteakte voorgelegd. Die vermeldt een foute geboorteplaats, bijvoorbeeld Congo i.p.v. Zaïre. De ambtenaar van de burgerlijke stand kan op basis van de buitenlandse geboorteakte een gewijzigde (Belgische) akte opmaken en daarin de juiste geboorteplaats vermelden. Vervolgens kan de nationaliteitsakte correct worden opgesteld.

De bepaling kan in het bijzonder een nuttige grondslag zijn om akten van de burgerlijke stand op elkaar af te stemmen. Hou er wel rekening mee dat het toepassingsgebied welomlijnd is, en een belangrijke categorie van verbeteringen nog steeds door de familierechter zal moeten gebeuren. Volgende zaken vallen bijvoorbeeld niét onder het toepassingsgebied van de nieuwe bepaling: 

  • alle situaties waarin er aan de identiteit of de staat van de persoon getwijfeld kan worden
  • wijziging van een geboortedatum
  • aanpassing van verschillende gegevens tegelijkertijd
  • aktes die werden opgesteld met opname van gegevens die in het rijksregister werden opgenomen op basis van een loutere verklaring, en waar nadien aktes worden voorgelegd met andere persoonsgegevens, kunnen nadien niet rechtgezet worden via deze mogelijkheid
  • verbetering van afstammingsband. De vaak voorkomende situatie waarbij er een Belgische geboorteakte wordt opgesteld met enkel een moederlijke afstamming, maar waar nadien een huwelijksakte wordt voorgelegd of erkend die als basis dient voor de toevoeging van een vaderlijke afstamming, zal dus nog steeds via een procedure voor de rechtbank moeten worden rechtgezet.

Bovendien heeft de opmaak van een zelfstandige akte voorrang op het wijzigen van een andere akte. Als dat kan, maakt de ambtenaar van de burgerlijke stand een akte op met betrekking tot de gegevens die een wijziging zouden rechtvaardigen. Denk bijvoorbeeld aan een buitenlandse naamsverandering: als een buitenlandse naamsverandering erkend kan worden binnen het kader van artikel 39 Wetboek IPR, dan maakt de ambtenaar in eerste instantie een akte van naamsverandering op. Als daartoe geen grondslag bestaat (de akte ligt niet voor om een andere akte op te maken of de betrokkene heeft niet de Belgische nationaliteit), dan kan de ambtenaar terugvallen op de mogelijkheid om de bestaande aktes te wijzigen.

Zie ook webpagina Burgerzaken Vlaanderen

Als de ambtenaar niet bevoegd is om de akte te verbeteren, voorziet artikel 35 BW een algemene procedure waarop je altijd kan terugvallen, ook als het gaat om de verbetering van buitenlandse akten. 

Als een buitenlandse akte door een foutieve vermelding niet volledig erkend kan worden, kan de akte gedeeltelijk erkend worden.

Stel bijvoorbeeld dat er buitenlandse geboorteakte voorligt waarin zowel een moeder als een vader zijn opgenomen, maar de vaderlijke afstammingsband kan in België helemaal niet erkend worden omdat het toepasselijk recht niet werd gerespecteerd. Dan kan er wel een Belgische geboorteakte worden opgemaakt op basis van die buitenlandse akte, maar zal daarin enkel de moederlijke afstamming mee in worden opgenomen.